Die Anmeldung erfolgt mittels elektronischer Kommunikationsmittel, anhand eines durch das Finanzministeriums zur Verfügung gestellten Anmeldungsvorlage, die mit zertifizierter elektronischen Unterschrift oder mit in dem vertraulichen Profil ePUAP bestätigter Unterschrift zu versehen ist.

Die Anmeldung in elektronischer Form wird durch den Vertreter der Gesellschaft vorgenommen (meistens durch Geschäftsführer/Gesellschafter). Zwar schließen die Vorschriften die Anmeldung durch einen Bevollmächtigten nicht aus, jedoch erst das Zentralregistersystem wird es zeigen, ob dies in der Praxis möglich sein wird.

Das Nichtnachkommen dieser Anmeldepflicht kann eine über die Gesellschaft verhängte Geldstrafe bis zu 1.000.000 PLN zur Folge haben.

Gleichzeitig haftet der Anmelder (Geschäftsführer/Gesellschafter) für den durch die Angabe bzw. Berichtigung von falschen Informationen zugefügten Schaden, sowie durch die Nichtanmeldung zu der gesetzlich eingeräumten Frist der Angaben und deren Änderungen, es sei denn, der Schaden erfolgte infolge höherer Gewalt oder ausschließlich aus dem Verschulden des Geschädigten oder eines Dritten, für den der Anmelder keine Verantwortung trägt.

Die Definition eines tatsächlichen Empfängers ist sehr umfangreich. Die vollständige Definition gibt der Art. 2 Abs. 2 Ziff. 1) des Gesetzes vom 1. März 2018 zur Verhinderung der Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung an. Tatsächliche Empfänger können zum Beispiel die folgenden Personen sein: − Gesellschafter einer Personengesellschaft; − natürliche Person, die Anteilseigner oder Aktionär ist, die insgesamt das Eigentumsrecht an mehr als 25% der Gesamtanzahl der Anteile oder Aktien an dieser juristischen Person hält; − natürliche Person, die über mehr als 25% der Gesamtanzahl der Stimmrechte an dem entscheidenden Organ der Gesellschaft verfügt, auch als Pfandnehmer oder Benutzer, oder aufgrund von Verträgen mit anderen Stimmberechtigten; − natürliche Person, die über eine juristische Person oder über juristische Personen Aufsicht ausübt, denen insgesamt das Eigentumsrecht an mehr als 25% der Gesamtzahl der Anteile oder Aktien des Kunden zusteht, oder insgesamt über mehr als 25% der Gesamtanzahl der Stimmrechte an dem Organ des Kunden verfügen; − natürliche Person, die eine höhere Leitungsstelle bekleidet.

Im Falle von internationalen Kapitalgruppen mit komplizierter Eigentumsstruktur kann die Ermittlung der tatsächlichen Empfängers erschwert oder sogar unmöglich sein. In solchen Fällen gelten als tatsächliche Empfänger natürliche Personen, die eine höhere Leitungsstelle in der Struktur des herrschenden Unternehmens in der betreffenden Kapitalgruppe bekleiden. Im Rahmen des Registers wird – öffentlich und unentgeltlich – eine ganze Reihe von den tatsächlichen Empfänger betreffenden Informationen zugänglich, wie: − Vor- und Nachname, − Staatsangehörigkeit, − Wohnstaat, − PESEL-Nr. oder Geburtsdatum – im Falle von Personen, die über keine PESEL-Nr. verfügen, − Information über die Größe und den Charakter der Beteiligung oder über die dem tatsächlichen Empfänger zustehenden Berechtigungen.

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