Die viel diskutierten Änderungen, die seit dem 8. Juli 2026 gelten, sollen in erster Linie die Wirksamkeit der Bekämpfung der missbräuchlichen Ersetzung von Arbeitsverträgen durch zivilrechtliche Verträge erhöhen, wenn die tatsächliche Art der Arbeitsausführung einem Arbeitsverhältnis entspricht. Der Gesetzgeber ist zu dem Schluss gelangt, dass die bisherigen Instrumente der Staatlichen Arbeitsinspektion (PIP) keinen ausreichenden Schutz für Personen gewährleisten, die einer entgeltlichen Tätigkeit nachgehen, und auch keine wirksame Durchsetzung der arbeitsrechtlichen Vorschriften ermöglichen. Daher wurde der PIP die neue Befugnis eingeräumt, Verwaltungsentscheidungen über das Bestehen eines Arbeitsverhältnisses zu erlassen, wobei diese Entscheidungen weiterhin der gerichtlichen Kontrolle unterliegen. Die Neuregelung soll außerdem zur Eindämmung der Schattenwirtschaft sowie zur Verbesserung der Erfüllung steuerlicher Pflichten und der Verpflichtungen im Bereich der Steuern, der Sozialversicherung und der Krankenversicherung beitragen.
Für Unternehmen bedeuten die neuen Vorschriften vor allem die Notwendigkeit, die bisher angewandten Modelle der Zusammenarbeit auf Grundlage von Dienstleistungsverträgen (umowa zlecenia) und B2B-Verträgen zu überprüfen.
Nicht die Bezeichnung des Vertrags, sondern seine tatsächliche Durchführung
Zunächst ist zu beachten, dass die bloße Bezeichnung eines Vertrags keine entscheidende Bedeutung hat, wenn seine Bestimmungen oder die Art seiner Durchführung auf das Bestehen eines Arbeitsverhältnisses hindeuten.
In der Praxis wird insbesondere geprüft, ob die betreffende Person ihre Arbeit persönlich erbringt, den Weisungen der anderen Vertragspartei unterliegt, die Arbeit an einem von dieser bestimmten Ort und zu einer von ihr festgelegten Zeit ausführt, verpflichtet ist, Anweisungen von Vorgesetzten zu befolgen, sowie ob die Organisation der Arbeit dem Modell eines Arbeitsverhältnisses entspricht. Bedeutung können auch Umstände wie die Erstellung von Dienstplänen, die Arbeitszeiterfassung, die Verpflichtung, Abwesenheiten genehmigen zu lassen, oder die Nutzung von Arbeitsmitteln haben, die vom Unternehmen zur Verfügung gestellt werden.
Bisher waren diese Fragen sowohl Gegenstand der Prüfungen durch die Staatliche Arbeitsinspektion als auch durch die Sozialversicherungsanstalt (ZUS), insbesondere im Zusammenhang mit der ordnungsgemäßen Anmeldung zur Sozialversicherung. Die PIP verfügte jedoch nicht über die Befugnis, das Bestehen eines Arbeitsverhältnisses selbstständig durch Verwaltungsentscheidung festzustellen.
Was hat sich seit dem 8. Juli 2026 geändert?
Bis zum 7. Juli 2026 konnte ein Arbeitsinspektor selbst dann, wenn er im Rahmen einer Kontrolle zu der Auffassung gelangte, dass ein zivilrechtlicher Vertrag lediglich zum Schein abgeschlossen worden war, diese Frage nicht eigenständig entscheiden. Die weitestgehende Befugnis der Arbeitsinspektoren bestand darin, Klage auf Feststellung des Bestehens eines Arbeitsverhältnisses zu erheben.
Seit dem 8. Juli 2026 hat sich diese Situation grundlegend geändert. Stellt die PIP im Rahmen einer Kontrolle fest, dass die tatsächliche Ausgestaltung der Arbeitsleistung den Voraussetzungen des Art. 22 § 1 des polnischen Arbeitsgesetzbuches entspricht, kann der Arbeitsinspektor ein Verwaltungsverfahren einleiten und eine Entscheidung erlassen, mit der das Bestehen eines Arbeitsverhältnisses festgestellt wird.
Dies bedeutet jedoch nicht, dass der Arbeitgeber nach dem Willen des Gesetzgebers keine Möglichkeit mehr hat, seine Fehler zu korrigieren. Zunächst soll der Arbeitsinspektor die Beseitigung der festgestellten Unregelmäßigkeiten anordnen, beispielsweise durch den Abschluss eines Arbeitsvertrags oder durch eine Änderung der Zusammenarbeit in einer Weise, die dem tatsächlichen Charakter des zivilrechtlichen Vertrags entspricht. Erst wenn dieser Anordnung nicht nachgekommen wird, kann der Bezirksarbeitsinspektor eine Entscheidung über das Bestehen eines Arbeitsverhältnisses erlassen oder den Fall an das Arbeitsgericht verweisen. Das gerichtliche Verfahren wird insbesondere dann von Bedeutung sein, wenn auch das Bestehen eines Arbeitsverhältnisses für einen früheren Zeitraum festgestellt werden muss, der von der Entscheidung der PIP nicht erfasst werden kann.
In der Praxis ist jedoch nicht immer eindeutig, ob ein bestimmtes Modell der Zusammenarbeit als Arbeitsverhältnis einzustufen ist. Als Reaktion auf diese Problematik hat der Gesetzgeber die Möglichkeit eingeführt, eine individuelle Auskunft des Hauptarbeitsinspektors einzuholen. Ein Unternehmen kann eine Bewertung eines geplanten oder bereits bestehenden Kooperationsmodells beantragen und eine verbindliche Stellungnahme zur Anwendung der arbeitsrechtlichen Vorschriften auf den konkreten Sachverhalt erhalten.
Gleichzeitig sieht die Gesetzesnovelle eine Übergangsregelung für Unternehmen vor, die ihr bisheriges Beschäftigungsmodell freiwillig anpassen. Ein Arbeitgeber, der innerhalb von 12 Monaten nach Inkrafttreten des Gesetzes einen Arbeitsvertrag anstelle eines bislang rechtswidrig verwendeten zivilrechtlichen Vertrags abschließt, unterliegt keiner Ordnungswidrigkeitenhaftung wegen der Ersetzung eines Arbeitsverhältnisses durch einen zivilrechtlichen Vertrag. Dies bedeutet, dass Unternehmen, die nach einer Überprüfung ihrer bisherigen Kooperationsmodelle – auch unter Berücksichtigung einer eingeholten individuellen Auskunft – die Notwendigkeit einer Änderung erkennen, ihre Beschäftigungsverhältnisse während des Übergangszeitraums an die gesetzlichen Anforderungen anpassen können, ohne Sanktionen befürchten zu müssen.
Die Entscheidung der PIP ist verbindlich, aber nicht endgültig
Die Entscheidung der PIP soll unter anderem die Art des Vertrags, das Datum seines Abschlusses, die Art und den Ort der Tätigkeit, den Umfang der Arbeitszeit sowie die Höhe der Vergütung festlegen.
Die wesentlichste durch die Novelle eingeführte Änderung besteht darin, dass die Verwaltungsentscheidung des Bezirksarbeitsinspektors künftig selbstständig über das Bestehen eines Arbeitsverhältnisses entscheiden kann. Während bisher die endgültige Entscheidung ausschließlich dem Arbeitsgericht vorbehalten war, erfolgt die gerichtliche Kontrolle nun erst dann, wenn eine der Parteien die Entscheidung der PIP anficht. Wird innerhalb der gesetzlichen Frist kein Rechtsmittel eingelegt, wird die Entscheidung rechtskräftig und entfaltet ihre Rechtswirkungen, ohne dass ein Gerichtsurteil erforderlich ist.
Gegen die Entscheidung des Bezirksarbeitsinspektors kann sowohl der Arbeitgeber als auch der Arbeitnehmer beim Arbeitsgericht Rechtsmittel einlegen. Die Frist hierfür beträgt 30 Tage ab Zustellung der Entscheidung.
Bemerkenswert ist auch das gewählte Modell der gerichtlichen Kontrolle. Das Verfahren wird vom Arbeitsgericht nach den Vorschriften der polnischen Zivilprozessordnung durchgeführt, was sachgerecht erscheint, da diese Gerichte seit Jahren über Verfahren zur Feststellung des Bestehens eines Arbeitsverhältnisses entscheiden. In der Praxis kann dies bedeuten, dass sich das Arbeitsgericht in erster Linie auf die Feststellung des tatsächlichen Charakters des Beschäftigungsverhältnisses konzentriert und nicht auf die Überprüfung der ordnungsgemäßen Durchführung des Verwaltungsverfahrens durch die PIP.
Wie kann sich ein Unternehmen auf die neuen Befugnisse der PIP vorbereiten?
Neben der Überprüfung der Beschäftigungsmodelle empfiehlt es sich, die Personal- und Entgeltunterlagen zu ordnen, sie inhaltlich zu überprüfen und vollständig in elektronischer Form bereitzuhalten, da Kontrollen der PIP künftig auch aus der Ferne durchgeführt werden können. Darüber hinaus sollte ein Verfahren für den Umgang mit Kontrollen eingeführt werden, das eine klare Aufgabenverteilung für den Fall einer Prüfung vorsieht, um das Risiko von Fehlern zu minimieren.
Die Bedeutung einer sorgfältigen Vorbereitung nimmt auch deshalb zu, weil die Geldbußen für Verstöße gegen arbeitsrechtliche Vorschriften auf bis zu PLN 60.000 angehoben wurden. Die neuen Vorschriften sehen zudem einen Datenaustausch und eine Zusammenarbeit zwischen der PIP, der Sozialversicherungsanstalt (ZUS) und der Landessteuerverwaltung (KAS) vor. In der Praxis kann dies dazu führen, dass die Feststellungen einer Institution weitere Maßnahmen anderer Behörden nach sich ziehen: Eine Kontrolle der PIP kann das Interesse der ZUS oder der KAS auslösen, während die PIP Unternehmen auf Grundlage von Daten dieser Institutionen für Kontrollen auswählen kann.
Wir können bereits jetzt das Risikoniveau in Ihrem Unternehmen bewerten, geeignete Abhilfemaßnahmen umsetzen, Sie im Falle einer Kontrolle unterstützen sowie Sie gegenüber der Staatlichen Arbeitsinspektion (PIP) und vor Gericht vertreten.
