Szeroko komentowane zmiany obowiązujące od 8 lipca 2026 r. mają przede wszystkim zwiększyć skuteczność przeciwdziałania pozornemu zastępowaniu umów o pracę umowami cywilnoprawnymi w sytuacjach, gdy sposób wykonywania zadań w rzeczywistości odpowiada stosunkowi pracy. Ustawodawca uznał, że dotychczasowe instrumenty Państwowej Inspekcji Pracy nie zapewniały wystarczającej ochrony osób wykonujących pracę zarobkową ani efektywnego egzekwowania przepisów. W efekcie przyznano PIP nowe kompetencje do wydawania decyzji administracyjnych stwierdzających istnienie stosunku pracy, przy zachowaniu kontroli sądowej nad tymi decyzjami. Regulacja ma również służyć ograniczeniu szarej strefy i poprawie wykonywania obowiązków podatkowych, a także w zakresie ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego.
Dla przedsiębiorców nowe regulacje oznaczają przede wszystkim potrzebę zweryfikowania stosowanych modeli współpracy opartych na umowach zlecenia oraz kontraktach B2B.
Nie nazwa umowy, lecz sposób jej wykonywania
Przede wszystkim należy pamiętać, że sama nazwa nadana umowie nie ma decydującego znaczenia, jeżeli jej postanowienia albo sposób jej wykonywania wskazują na istnienie stosunku pracy.
W praktyce analizie podlega m.in. to, czy osoba wykonuje pracę osobiście, pod kierownictwem drugiej strony, w miejscu i czasie przez nią wyznaczonym, czy ma obowiązek stosowania się do poleceń przełożonych, a także czy sposób organizacji pracy odpowiada modelowi właściwemu dla zatrudnienia pracowniczego. Znaczenie mogą mieć również takie okoliczności jak ustalanie grafików, ewidencjonowanie czasu pracy, obowiązek uzyskiwania zgody na nieobecność czy korzystanie z narzędzi zapewnianych przez przedsiębiorcę.
Dotychczas kwestie te były przedmiotem analiz zarówno Państwowej Inspekcji Pracy, jak i Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (zwłaszcza w kontekście prawidłowości zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych), przy czym PIP nie dysponowała kompetencją do samodzielnego stwierdzenia istnienia stosunku pracy w drodze decyzji administracyjnej.
Co zmieniło się w przepisach od 8 lipca 2026 r.?
Do 7 lipca 2026 r. inspektor pracy, nawet jeśli w toku kontroli uznał, że istnieje ryzyko, iż umowa cywilnoprawna jest pozorna, nie mógł samodzielnie rozstrzygnąć tej kwestii. Najdalej idącym uprawnieniem, w które uposażeni byli inspektorzy, było wytoczenie powództwa o stwierdzenie istnienia stosunku pracy.
Od 8 lipca 2026 r. sytuacja uległa zasadniczej zmianie. Jeżeli w wyniku kontroli PIP ustali, że sposób wykonywania pracy odpowiada warunkom określonym w art. 22 § 1 Kodeksu pracy, inspektor może wszcząć postępowanie administracyjne i wydać decyzję stwierdzającą istnienie stosunku pracy.
Nie oznacza to jednak, że pracodawca został przez ustawodawcę pozbawiony szans na konwalidację swoich błędów – w pierwszej kolejności inspektor pracy powinien wydać polecenie usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości, np. poprzez zawarcie umowy o pracę albo zmianę zasad współpracy w taki sposób, aby odpowiadały one rzeczywistemu charakterowi umowy cywilnoprawnej. Dopiero niewykonanie polecenia może skutkować wydaniem przez okręgowego inspektora pracy decyzji stwierdzającej istnienie stosunku pracy albo skierowaniem sprawy do sądu pracy. Droga sądowa będzie miała szczególne znaczenie wtedy, gdy konieczne będzie ustalenie istnienia stosunku pracy także za okres wcześniejszy, którego decyzja PIP nie może objąć.
W praktyce nie zawsze jednak jednoznaczne jest, czy dany model współpracy powinien zostać zakwalifikowany jako stosunek pracy. W odpowiedzi na te problemy ustawodawca wprowadził możliwość uzyskania interpretacji indywidualnej Głównego Inspektora Pracy. Przedsiębiorca może zwrócić się o ocenę planowanego lub istniejącego modelu współpracy i uzyskać wiążące stanowisko dotyczące sposobu stosowania przepisów prawa pracy w konkretnym stanie faktycznym.
Jednocześnie nowelizacja wprowadza rozwiązanie przejściowe dla podmiotów, które dobrowolnie uporządkują dotychczasowy model zatrudnienia. Pracodawca, który w terminie 12 miesięcy od wejścia w życie ustawy zawrze umowę o pracę w miejsce nieprawidłowo stosowanej umowy cywilnoprawnej, nie będzie podlegał odpowiedzialności wykroczeniowej za zastąpienie stosunku pracy umową cywilnoprawną. Oznacza to, że przedsiębiorcy, którzy po analizie dotychczasowych zasad współpracy – także w świetle uzyskanej interpretacji – uznają konieczność ich zmiany, będą mogli w okresie przejściowym dostosować zatrudnienie do wymogów prawa bez ryzyka sankcji.
Decyzja PIP jest władcza, ale nie ostateczna
Decyzja PIP ma określać m.in. rodzaj umowy, datę jej zawarcia, rodzaj i miejsce pracy, wymiar czasu pracy oraz wysokość wynagrodzenia.
Najistotniejszą zmianą wprowadzoną nowelizacją jest to, że decyzja administracyjna wydana przez okręgowego inspektora pracy będzie mogła samodzielnie przesądzić o istnieniu stosunku pracy. O ile dotychczas ostateczne rozstrzygnięcie w tym zakresie należało wyłącznie do sądu pracy, o tyle obecnie kontrola sądowa będzie następowała dopiero wtedy, gdy jedna ze stron zaskarży decyzję PIP. Jeżeli w ustawowym terminie nie zostanie wniesione odwołanie, decyzja stanie się prawomocna i wywoła skutki prawne bez konieczności uzyskania wyroku sądu.
Od decyzji okręgowego inspektora pracy przysługuje odwołanie do sądu pracy, które może wnieść zarówno pracodawca, jak i pracownik. Termin na wniesienie odwołania wynosi 30 dni od dnia doręczenia decyzji.
Na uwagę zasługuje również przyjęty model kontroli sądowej. Sprawa będzie rozpoznawana przez sąd pracy według reguł z Kodeksu postępowania cywilnego, co jest uzasadnione, bowiem sądy te od lat orzekają w sprawach o ustalenie istnienia stosunku pracy. W praktyce może to oznaczać, że sąd pracy będzie koncentrował się przede wszystkim na ustaleniu rzeczywistego charakteru zatrudnienia, a nie na kontroli prawidłowości prowadzenia postępowania administracyjnego przez PIP.
Jak przygotować firmę na nowe uprawnienia PIP?
Poza rewizją modeli zatrudnienia warto uporządkować dokumentację kadrową i płacową, zweryfikować ją merytorycznie oraz zapewnić jej pełną wersję elektroniczną, ponieważ kontrole PIP mogą być prowadzone także zdalnie. Dobrze jest również wdrożyć procedurę kontroli, z jasnym podziałem zadań na wypadek objęcia czynnościami kontrolnymi organizacji, aby ograniczyć ryzyko błędów.
Znaczenie właściwego przygotowania rośnie również ze względu na podwyższenie kar za naruszenie przepisów prawa pracy – nawet do 60 000 zł. Nowe regulacje przewidują ponadto wymianę danych i współpracę pomiędzy PIP, ZUS i KAS. W praktyce może to oznaczać, że ustalenia jednej instytucji staną się impulsem do działań kolejnych organów: kontrola PIP może skutkować zainteresowaniem ZUS lub KAS, a PIP może typować podmioty do kontroli na podstawie danych uzyskanych od tych instytucji.
Możemy już teraz ocenić poziom ryzyka w Państwa organizacji, wdrożyć działania naprawcze, wesprzeć podczas ewentualnej kontroli oraz reprezentować Państwa przed PIP i sądem.
