Aufgrund der Besonderheiten des EU-Marktes sowie der Arbeitnehmerfreizügigkeit innerhalb der Mitgliedstaaten entscheiden sich viele Unternehmer dafür, Mitarbeiter zur Arbeitsaufnahme ins Ausland zu entsenden. Dies umfasst sowohl kurzfristige Geschäftsreisen als auch die formelle Entsendung von Arbeitnehmern in andere EU-Mitgliedstaaten.
In solchen Fällen ist der Erhalt der A1-Bescheinigung von entscheidender Bedeutung, da sie die Anwendbarkeit der jeweiligen sozialversicherungsrechtlichen Vorschriften bestätigt. Sowohl der Arbeitgeber als auch der Arbeitnehmer müssen daran denken, diese Bescheinigung vor Aufnahme der beruflichen Tätigkeit außerhalb Polens zu beantragen.
Der nachstehende Artikel erläutert den Zweck der A1-Bescheinigung und worauf bei der Beantragung besonders zu achten ist.
Was ist die A1-Bescheinigung und welchem Zweck dient sie?
Die A1-Bescheinigung bestätigt, welchem nationalen Sozialversicherungsrecht eine bestimmte Person unterliegt. Dieses Dokument wird von den zuständigen Versicherungsträgern ausgestellt – in Polen sind dies die Sozialversicherungsanstalt (ZUS) oder die Landwirtschaftliche Sozialversicherungsanstalt (KRUS).
Die Ausstellung des A1-Formulars bedeutet, dass die betreffende Person im Bescheid genannten Zeitraum dem polnischen Sozialversicherungssystem unterliegt – auch dann, wenn sie in diesem Zeitraum im Ausland arbeitet. Anders ausgedrückt: Dank der A1-Bescheinigung bleibt ein Arbeitnehmer oder eine selbstständig tätige Person in Polen versichert, obwohl sie ihre Tätigkeit in einem anderen EU- oder EWR-Staat ausübt.
Ein Antrag auf Ausstellung der A1-Bescheinigung kann gestellt werden von:
- dem Arbeitgeber,
- einer selbstständig tätigen Person,
- dem Arbeitnehmer selbst.
Die A1-Bescheinigung für entsandte Arbeitnehmer wird grundsätzlich von der Sozialversicherungseinrichtung des entsendenden Landes ausgestellt. Bei Personen, die gleichzeitig in mehreren Ländern tätig sind, ist der Wohnsitzstaat entscheidend. In solchen Fällen sollte der erste Kontakt mit der dortigen Sozialversicherungseinrichtung aufgenommen werden.
Die ZUS stellt die A1-Bescheinigung in der Regel unverzüglich aus, sofern der Antrag vollständig ist und alle erforderlichen Angaben enthält. In komplexeren Fällen kann die Bearbeitungszeit etwa einen Monat, in Einzelfällen bis zu zwei Monaten betragen. Es ist wichtig zu wissen, dass im Falle einer Ablehnung der Ausstellung der A1-Bescheinigung dem Antragsteller das Recht auf Widerspruch gegen die Entscheidung der Behörde zusteht.
Die Anträge auf Ausstellung der A1-Bescheinigung sind elektronisch über die PUE-ZUS-Plattform bei der ZUS einzureichen.
Die A1-Bescheinigung ist für alle Institutionen und Arbeitsaufsichtsbehörden anderer Mitgliedstaaten verbindlich – bis zu ihrer Rücknahme oder Ungültigkeitserklärung.
Kriterien für den Erhalt der A1-Bescheinigung
Um eine A1-Bescheinigung wirksam zu erhalten, muss der entsendende Arbeitgeber seine Tätigkeit im Hoheitsgebiet des Entsendestaats gewöhnlich ausüben. Darüber hinaus muss während des gesamten Entsendezeitraums ein unmittelbares Beschäftigungsverhältnis zwischen dem Arbeitgeber und dem entsandten Arbeitnehmer bestehen.
Gemäß den Leitlinien im „Praktischen Leitfaden zur Bestimmung der anzuwendenden Rechtsvorschriften in der Europäischen Union, im Europäischen Wirtschaftsraum und in der Schweiz“ bezieht sich der Begriff der „gewöhnlichen Geschäftstätigkeit“ auf ein Unternehmen, das einen wesentlichen Teil seiner wirtschaftlichen Aktivitäten in dem Staat ausübt, in dem es seinen Sitz hat. Bei der Beurteilung, ob diese Voraussetzung erfüllt ist, analysieren die zuständigen Sozialversicherungsträger sämtliche Umstände der Unternehmenstätigkeit. Die Kriterien sind nicht abschließend definiert – ihre Auswahl hängt von der Art und den Besonderheiten des jeweiligen Unternehmens ab.
Zu den am häufigsten berücksichtigten Kriterien gehören unter anderem:
– der Sitz und die Verwaltung des entsendenden Unternehmens,
– die Anzahl der Verwaltungsmitarbeiter im Entsendestaat und im Tätigkeitsstaat,
– der Ort der Rekrutierung der entsandten Mitarbeiter,
– der Ort des Abschlusses der meisten Verträge mit Kunden,
– das auf Kunden- und Arbeitsverträge anwendbare Recht,
– die Anzahl der im Entsendestaat bzw. im Tätigkeitsstaat durchgeführten Aufträge,
– das Verhältnis des im Entsendestaat erzielten Umsatzes zum Umsatz im Tätigkeitsstaat,
– der Zeitraum, über den das Unternehmen im Entsendestaat bereits tätig ist.
Ein besonders wichtiger Indikator ist der Unternehmensumsatz. Nach den Leitlinien kann ein Umsatzanteil von etwa 25 % des Gesamtumsatzes im Entsendestaat grundsätzlich dafürsprechen, dass das Unternehmen eine „wesentliche Tätigkeit“ ausübt.
Liegt der Umsatzanteil im Entsendestaat jedoch unterhalb dieser Schwelle, ist eine weitergehende und detailliertere Prüfung der Unternehmenssituation erforderlich.
Im Rahmen dieser Bewertung wird zudem geprüft, ob der entsendende Arbeitgeber tatsächlich der Arbeitgeber des Arbeitnehmers ist – insbesondere bei der Beschäftigung über Zeitarbeitsfirmen.
In der Regel erfolgt die Umsatzbewertung auf Basis der Daten der letzten zwölf Monate.
Widerruf der A1-Bescheinigung
Die A1-Bescheinigung kann widerrufen werden, wenn sich herausstellt, dass sich die Umstände, die ihrer Ausstellung zugrunde lagen, geändert haben oder wenn die im Antrag enthaltenen Unterlagen und Angaben nicht den tatsächlichen Gegebenheiten oder den geltenden Rechtsvorschriften entsprechen.
Bitte beachten Sie: Der Widerruf der A1-Bescheinigung kann zur rückwirkenden Ausschließung aus dem polnischen Sozialversicherungssystem führen. Dies kann wiederum bedeuten, dass Beiträge nachträglich im anderen Tätigkeitsstaat zu entrichten sind.
Wird die EKUZ-Karte benötigt?
Es ist zu beachten, dass die A1-Bescheinigung die europäische Krankenversicherungskarte (EKUZ) nicht ersetzt. Grundsätzlich sollte der entsandte Arbeitnehmer vor der Ausreise beide Dokumente erhalten.
Die Europäische Krankenversicherungskarte (EKUZ – Europäische Krankenversicherungskarte) kann Personen ausgestellt werden, die in Polen krankenversichert sind oder nach polnischem Sozialversicherungsrecht Anspruch auf Gesundheitsleistungen haben.
EKUZ bestätigt das Recht, medizinische Leistungen im öffentlichen Gesundheitssystem eines anderen EU-/EFTA-Mitgliedstaates in Anspruch zu nehmen – zu denselben Bedingungen wie die Staatsangehörigen des jeweiligen Landes. Es ist jedoch zu beachten, dass die EKUZ ausschließlich zur Inanspruchnahme notwendiger medizinischer Versorgung im Falle einer plötzlichen Erkrankung, eines Unfalls oder einer unerwarteten Verschlechterung des Gesundheitszustands berechtigt. Geplante Behandlungen, einschließlich im Voraus vereinbarter Eingriffe oder Konsultationen, sind nicht durch die EKUZ abgedeckt.
Rückwirkende Ausstellung der A1-Bescheinigung
Die rückwirkende Ausstellung einer A1-Bescheinigung ist möglich und insbesondere in Fällen relevant, in denen Arbeitnehmer ihre Tätigkeit im Ausland aufgenommen haben, ohne zuvor im Besitz dieses Dokuments zu sein. Eine rückwirkende A1-Bescheinigung ermöglicht die nachträgliche Regelung des sozialversicherungsrechtlichen Status für den bereits zurückliegenden Zeitraum und kann helfen, eine Doppelzahlung von Sozialversicherungsbeiträgen in zwei Ländern zu vermeiden.
Für die rückwirkende Ausstellung der A1-Bescheinigung ist bei der ZUS ein entsprechender Antrag einzureichen – zusammen mit Nachweisen über die Beschäftigung im Ausland sowie über die Erfüllung der Voraussetzungen für die Unterstellung unter das polnische Sozialversicherungsrecht.
Besonders wichtig ist, dass der Antrag präzise Angaben zum Beschäftigungszeitraum, zum Einsatzort sowie zur Art der Tätigkeit enthält, da diese Informationen der ZUS die rechtliche Prüfung der Voraussetzungen für die Ausstellung der Bescheinigung ermöglichen.
Strafen bei fehlender A1-Bescheinigung
Die schwerwiegendste Folge des Fehlens einer A1-Bescheinigung sind finanzielle Sanktionen, die sowohl von den zuständigen Behörden in Polen als auch im Einsatzstaat des Arbeitnehmers verhängt werden können.
Darüber hinaus kann das Fehlen der A1-Bescheinigung dazu führen, dass der Arbeitnehmer gleichzeitig der Sozialversicherungspflicht in beiden Ländern unterliegt – in Polen sowie im Tätigkeitsstaat. Dies birgt ein erhebliches Risiko der Doppelverbeitragung, das sowohl den Arbeitgeber als auch den Arbeitnehmer finanziell belasten und zu Konflikten mit ausländischen Sozialversicherungsträgern führen kann.
Wichtig!
Wenn Sie eine Tätigkeit im Ausland planen – ganz gleich, ob als Arbeitgeber, Selbstständiger oder Arbeitnehmer – beantragen Sie die A1-Bescheinigung rechtzeitig im Voraus. Das Fehlen dieses Dokuments kann schwerwiegende Konsequenzen haben, insbesondere im Falle einer Kontrolle im Ausland.
Wenn Sie Unterstützung im Bereich der Arbeitnehmerentsendung benötigen, setzen Sie sich gerne mit unserer Kanzlei in Verbindung. Wir verfügen über langjährige Erfahrung auf diesem Gebiet. Darüber hinaus arbeiten wir mit ausländischen Partnern und entsendenden Unternehmen zusammen, was es uns ermöglicht, eine umfassende und effektive Beratung anzubieten.
