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Warum akzeptiert das RDF-System keine Scans von Beschlüssen zur Genehmigung des Jahresabschlusses mehr? Nach dem kürzlichen Umbau des Repositoriums für Finanzdokumente lehnt das System Scans von Beschlüssen ab, die nur mit handschriftlichen Unterschriften versehen sind, da nun eine qualifizierte elektronische Signatur, eine Vertrauenssignatur oder eine persönliche Signatur erforderlich ist.
Was genau hat sich bei der Einreichung von Dokumenten in das RDF geändert? Früher allgemein akzeptierte Scans von Beschlüssen mit handschriftlichen Unterschriften werden vom System nun abgelehnt, obwohl die Anleitung auf Biznes.gov.pl weiterhin nahelegt, dass keine solche Anforderung besteht.
Wie löst man das Problem mit der Unterzeichnung von Beschlüssen im RDF, wenn ausländische Gesellschafter beteiligt sind? Die bequemste Lösung besteht darin, die Beschlüsse vom Vorsitzenden der Gesellschafterversammlung oder von einem Bevollmächtigten unterzeichnen zu lassen, der über eine qualifizierte elektronische Signatur, eine Vertrauenssignatur oder ein Vertrauensprofil verfügt.
Müssen alle Gesellschafter eine qualifizierte elektronische Signatur beantragen? Nein – es genügt, wenn die Beschlüsse von einem Bevollmächtigten unterzeichnet oder elektronisch beglaubigt werden, der über die entsprechende elektronische Signatur verfügt.
Wie kann man Beschlüsse zur Genehmigung des Jahresabschlusses im neuen RDF-System erfolgreich einreichen? Man kann Scans handschriftlich unterzeichneter Beschlüsse einreichen, sofern diese zuvor vom einreichenden Bevollmächtigten elektronisch beglaubigt werden, bevor sie in das Repositorium für Finanzdokumente hochgeladen werden.
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In den letzten Jahren unterliegen die vom Justizministerium geschaffenen IT-Systeme intensiven Veränderungen, die sich in eine breitere Entwicklung hin zu ihrer schrittweisen und letztlich vollständigen Digitalisierung einfügen. Einer der wesentlichen Meilensteine in diesem Prozess war kürzlich die Umgestaltung der Architektur der Systeme zur Abwicklung von Registerverfahren, insbesondere des Finanzdokumentenregisters (Repozytorium Dokumentów Finansowych).
Es besteht kein Zweifel daran, dass die eingeführten Änderungen mit einer Verbesserung der technischen und nutzerbezogenen Ebene einhergehen – die Benutzeroberfläche ist übersichtlicher geworden, und die Bedienung des Systems wurde in vielen Aspekten erleichtert. Es ist jedoch zu beachten, dass die Änderungen auch zur Entstehung neuer funktionaler Einschränkungen führen können, die sich tatsächlich auf die Art und Weise der Einreichung von Finanzunterlagen beim RDF auswirken. Dieses Problem kann insbesondere Gesellschaften mit ausländischen Gesellschaftern betreffen.
Keine Möglichkeit mehr, gescannte unterzeichnete Beschlüsse beim KRS einzureichen – was hat sich im RDF geändert?
Im Rahmen der Pflichten im Zusammenhang mit der Erstellung und Feststellung des Jahresabschlusses ist die Durchführung einer Gesellschafterversammlung erforderlich, auf der Beschlüsse u. a. über dessen Feststellung sowie über die Verwendung des Gewinns oder die Deckung des Verlustes gefasst werden. Bislang war es eine gefestigte und allgemein anerkannte Praxis, Scans der Sitzungsprotokolle zusammen mit dem Text dieser Beschlüsse, versehen mit eigenhändigen Unterschriften der Gesellschafter oder der sie vertretenden Personen, beim Register einzureichen.
Informationen über die Möglichkeit, Scans von Beschlüssen (und das Fehlen eines Erfordernisses der elektronischen Form) beizufügen, sind nach wie vor in der Anleitung zur Einreichung von Jahresabschlüssen beim KRS enthalten, die auf dem Portal Biznes.gov.pl veröffentlicht ist.
In den letzten Tagen wurden Unternehmer jedoch mit einer erheblichen Überraschung konfrontiert – beim Versuch, Scans von Beschlüssen in das System einzureichen, erscheint eine Meldung, wonach Dokumente in dieser Form aufgrund des Fehlens einer elektronischen Signatur nicht angenommen werden können.
Wir haben vom Justizministerium die Information erhalten, dass das System in seiner derzeitigen Form tatsächlich keine Dokumente in der bisherigen Form mehr annehmen wird. Dies ergibt sich aus seiner technischen Struktur und den implementierten Lösungen und stellt keinen Fehler im Systembetrieb dar.
Einerseits sollten die beschriebenen funktionalen Eigenschaften des Systems im Lichte der geltenden Vorschriften nicht völlig überraschen. Gemäß Art. 19e Abs. 3 in Verbindung mit Art. 19 Abs. 2 des Gesetzes über das Landesgerichtsregister (KRS) können der Anmeldung von Beschlüssen über die Feststellung des Jahresabschlusses sowie über die Gewinnverwendung oder Verlustdeckung deren Kopien beigefügt werden, die mit einer qualifizierten elektronischen Signatur, einer vertrauenswürdigen Signatur oder einer persönlichen Signatur durch eine zur Vertretung der Gesellschaft berechtigte Person unterzeichnet sind.
Andererseits stellt die plötzliche Änderung der Praxis – und dies während des laufenden Zeitraums der Einreichung von Jahresabschlüssen – für Unternehmer eine nicht unerhebliche Überraschung dar. Ein Teil von ihnen hat bereits Beschlüsse in der bislang akzeptierten Form gefasst, versehen mit eigenhändigen Unterschriften, und sieht sich nun mit Schwierigkeiten bei deren wirksamer Einreichung im System konfrontiert.
Wie lässt sich das Problem der Signaturen im RDF lösen?
Eine der möglichen Lösungen wäre die Erlangung qualifizierter elektronischer Signaturen durch die Gesellschafter bzw. deren Vertreter (im Falle juristischer Personen), die gemäß der eIDAS-Verordnung ausgestellt werden (es handelt sich um eine besondere Art der elektronischen Signatur). Dies ermöglicht die Unterzeichnung von Beschlüssen und anderen Dokumenten unmittelbar in elektronischer Form und beseitigt damit Probleme mit ihrer Akzeptanz durch das RDF-System.
Diese Lösung kann jedoch bei polnischen Gesellschaften problematisch sein, deren Gesellschafter juristische Personen sind, darunter ausländische Gesellschaften. Der Erwerb qualifizierter elektronischer Signaturen durch deren Vertreter, in der Regel Ausländer, ist nämlich mit der Notwendigkeit der Identitätsbestätigung (persönlich oder vor einem Notar) sowie mit weiteren Kosten verbunden.
Eine andere Lösung, die unserer Ansicht nach das Problem beheben kann, besteht darin, die Beschlüsse durch den Vorsitzenden der Gesellschafterversammlung oder durch einen Bevollmächtigten zu unterzeichnen, der über eine qualifizierte elektronische Signatur, eine persönliche Signatur oder ein vertrauenswürdiges Profil verfügt.
Die Auslegung der Vorschriften des Art. 19e des KRS-Gesetzes führt unseres Erachtens zu dem Ergebnis, dass zur Wahrung der erforderlichen elektronischen Form auch eine elektronische Beglaubigung von Scans handschriftlich unterzeichneter Beschlüsse durch den Bevollmächtigten, der die Finanzunterlagen beim Finanzdokumentenregister einreicht, vor deren Hochladen in das System akzeptiert wird.
Als Kanzlei mit langjähriger Erfahrung in der Betreuung von Gesellschaften bieten wir umfassende Unterstützung bei der Feststellung und Einreichung von Jahresabschlüssen. Wir können die erforderlichen Unterlagen vorbereiten, Sie bei der Erlangung einer PESEL-Nummer oder elektronischer Signaturen unterstützen oder die gesamte Prozedur effizient für Sie durchführen, indem wir Sie bei Gesellschafterversammlungen vertreten und die Pflichten im Zusammenhang mit der Einreichung der Dokumente beim RDF übernehmen.
Wir laden Sie herzlich zur Kontaktaufnahme ein.
