Czego dowiesz się z artykułu?
Dlaczego system RDF nie przyjmuje już skanów uchwał o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego? System po przebudowie Repozytorium Dokumentów Finansowych odrzuca skany uchwał podpisanych tylko odręcznymi podpisami, ponieważ wymaga kwalifikowanego podpisu elektronicznego, podpisu zaufanego lub podpisu osobistego.
Co dokładnie się zmieniło w składaniu dokumentów do RDF? Dotychczas powszechnie akceptowane skany uchwał z odręcznymi podpisami są teraz odrzucane przez system, mimo że instrukcja na Biznes.gov.pl wciąż sugeruje brak takiego wymogu.
Jak rozwiązać problem z podpisami uchwał w RDF przy udziale wspólników zagranicznych? Najwygodniejszym rozwiązaniem jest podpisanie uchwał przez przewodniczącego zgromadzenia lub pełnomocnika posiadającego kwalifikowany podpis elektroniczny, podpis zaufany lub profil zaufany.
Czy wszyscy wspólnicy muszą uzyskać kwalifikowany podpis elektroniczny? Nie muszą – wystarczy, że uchwały podpisze lub elektronicznie poświadczy pełnomocnik dysponujący odpowiednim podpisem elektronicznym.
Jak skutecznie złożyć uchwały o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego w nowej wersji systemu RDF? Można złożyć skany odręcznie podpisanych uchwał, jeśli zostaną one wcześniej elektronicznie poświadczone przez pełnomocnika dokonującego zgłoszenia do Repozytorium Dokumentów Finansowych.
________________________________________
W ostatnich latach systemy teleinformatyczne tworzone przez Ministerstwo Sprawiedliwości podlegają intensywnym zmianom, które wpisują się w szerszy kierunek ich stopniowej, docelowo pełnej cyfryzacji. Jednym z istotnych kroków milowych w tym procesie była niedawna przebudowa architektury systemów obsługujących postępowania rejestrowe, w tym w szczególności Repozytorium Dokumentów Finansowych.
Nie ulega wątpliwości, że wprowadzonym zmianom towarzyszy poprawa warstwy technicznej i użytkowej – interfejs jest bardziej przejrzysty, a obsługa systemu w wielu aspektach stała się ułatwiona. Jednakże warto zauważyć, że zmiany mogą prowadzić do pojawienia się nowych ograniczeń funkcjonalnych, które realnie wpływają na sposób składania dokumentów finansowych do RDF. W szczególności problem ten dotknąć może podmioty z udziałem wspólników zagranicznych.
Brak możliwości złożenia skanów podpisanych uchwał w KRS – co zmieniło się w RDF?
W ramach obowiązków związanych ze sporządzeniem i zatwierdzeniem rocznego sprawozdania finansowego konieczne jest przeprowadzenie zgromadzenia wspólników, na którym podejmowane są uchwały dotyczące m.in. jego zatwierdzenia, a także przeznaczenia zysku lub pokrycia straty. Dotychczas utrwaloną i powszechnie akceptowaną praktyką było składanie do Repozytorium skanów protokołów posiedzeń wraz z tekstem tych uchwał, opatrzonych własnoręcznymi podpisami wspólników albo osób ich reprezentujących.
Informacja na temat możliwości dołączenia do zgłoszenia skanów uchwał (i braku wymogu postaci elektronicznej) wciąż widnieje w instrukcji na temat składania sprawozdań finansowych do KRS, zamieszczonej na portalu Biznes.gov.pl
W ostatnich dniach przedsiębiorców spotkało jednak istotne zaskoczenie – przy próbie złożenia do systemu skanów uchwał pojawia się komunikat, zgodnie z którym dokumenty w tej formie nie mogą zostać przyjęte z uwagi na brak podpisu elektronicznego.
Uzyskaliśmy informację z Ministerstwa Sprawiedliwości, że w istocie system w obecnym kształcie nie będzie przyjmował dokumentów w dotychczasowej formie. Wynika to z jego struktury technicznej i przyjętych rozwiązań, a nie z błędu funkcjonowania systemu.
Z jednej strony opisane właściwości funkcjonalne systemu nie powinny całkowicie dziwić w świetle obowiązujących przepisów. Zgodnie bowiem z art. 19e ust. 3 w zw. z art. 19 ust. 2 ustawy o KRS do zgłoszenia uchwał o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego oraz podziale zysku lub pokryciu straty można dołączyć ich kopie podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym przez osobę uprawnioną do reprezentacji podmiotu.
Z drugiej strony nagła zmiana praktyki – i to w trakcie trwającego okresu składania sprawozdań finansowych – stanowi niemałe zaskoczenie dla przedsiębiorców. Część z nich podjęła już uchwały w dotychczas akceptowanej formie, opatrzone podpisami odręcznymi, i obecnie napotyka trudności z ich skutecznym złożeniem w systemie.
Jak rozwiązać problem podpisów w RDF?
Jednym z rozwiązań, które można by rozważyć, jest uzyskanie przez wspólników/ ich reprezentantów w przypadku osób prawnych kwalifikowanych podpisów elektronicznych (wydanych zgodnie z rozporządzeniem eIDAS, jest to szczególny rodzaj podpisu elektronicznego). Pozwala to na podpisywanie uchwał oraz innych dokumentów bezpośrednio w formie elektronicznej, co eliminuje problemy z ich akceptacją przez system RDF.
Takie rozwiązanie będzie jednak problematyczne w przypadku polskich podmiotów, w których wspólnikami są osoby prawne, w tym spółki zagraniczne. Uzyskanie przez ich reprezentantów, zazwyczaj obcokrajowców, kwalifikowanych podpisów elektronicznych wiąże się bowiem z koniecznością potwierdzenia tożsamości (osobiście lub u notariusza), jak również z dalszymi kosztami.
Innym rozwiązaniem, które naszym zdaniem pozwoli rozwiązać problem jest podpisanie uchwał przez przewodniczącego zgromadzenia wspólników lub pełnomocnika dysponującego kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem osobistym lub profilem zaufanym.
Interpretacja przepisów art. 19e ustawy o KRS w naszej ocenie każe przyjąć, że dla zachowania wymaganej formy elektronicznej akceptowane będzie też elektronicznie poświadczenie skanów odręcznie podpisanych uchwał przez pełnomocnika dokonującego zgłoszenia dokumentów finansowych do Repozytorium Dokumentów Finansowych przed ich zaciągnięciem do systemu.
Jako kancelaria z wieloletnim doświadczeniem w obsłudze spółek oferujemy kompleksowe wsparcie przy zatwierdzaniu i składaniu sprawozdań finansowych. Możemy przygotować potrzebne dokumenty, wesprzeć Państwa przy uzyskaniu numeru PESEL lub podpisów elektronicznych bądź zapewnić Państwu sprawne przeprowadzenie całej procedury poprzez reprezentację na zgromadzeniach oraz przejęcie obowiązków związanych ze zgłoszeniem dokumentów do RDF.
Zapraszamy do kontaktu
