Jak podaje ZUS, w 2024 roku skontrolowano niemalże 500 000 osób posiadających zaświadczenie o czasowej niezdolności do pracy, a organ na tej podstawie wstrzymał wypłatę zasiłków w prawie 40 000 przypadków na łączną kwotę przekraczającą 52 000 000 złotych. Należy mieć na uwadze, iż przepisy uposażają również pracodawców, jako płatników składek, w uprawnienia kontrolne. Można zakładać, że, wobec powyższych danych, coraz częściej będzie dochodzić do sytuacji, w których pracodawcy przyjmą aktywną postawę w tym zakresie.
Grupa uprawnionych pracodawców
Prawodawca nie przewidział uprawnienia do przeprowadzenia kontroli dla każdego podmiotu zatrudniającego pracowników – aby można było z niego skorzystać, należy wypłacać z własnych środków wynagrodzenie chorobowe lub zasiłek chorobowy, a więc jest płatnikiem zasiłków. Płatnikiem zasiłków w danym roku jest podmiot zatrudniający, na dzień 30 listopada poprzedniego roku, co najmniej 20 pracowników. Jeśli ta przesłanka nie jest spełniona, zasiłki z tytułu tzw. „L4” wypłaca ZUS.
Pracodawca, który nie wypłaca zasiłku, w przypadku powzięcia wątpliwości co do zgodności sposobu wykonywania przez jego pracownika zwolnienia lekarskiego z jego celem (tj. odzyskaniem zdolności do pracy), ma jedno rozwiązanie – może wystąpić o przeprowadzenie kontroli do właściwego oddziału ZUS.
Zasady i tryb kontroli L4
Jeśli pracodawca podejrzewa, że zaświadczenie lekarskie zostało sfałszowane bądź wydane niezgodnie z wymogami wystawiania tego typu dokumentów, powinien wystąpić do lekarza o wyjaśnienie okoliczności wystawienia zwolnienia, a następnie, w przypadku dalszego kwestionowania L4, zgłosić się do właściwej jednostki ZUS.
Najczęściej jednak nie samo L4, a sposób jego wykorzystania przez pracownika jest podważany zarówno przez ZUS, jak i pracodawców. Należy bowiem pamiętać, że ubezpieczony (pracownik) w okresie jego niezdolności do pracy nie może wykonywać żadnej pracy zarobkowej i wykorzystywać zwolnienia do innych celów niż odzyskanie zdolności do pracy.
W ramach tych rozważań należy mieć na uwadze fakt, iż okoliczności związane z chorobą pracownika mogą wpłynąć na zalecenia lekarza co do przebiegu rekonwalescencji, a w następstwie – właściwy sposób korzystania ze zwolnienia lekarskiego przez pracownika. Na formularzu ZUS ZLA lekarz wypełnia m.in. pole odnoszące się do wskazań lekarskich – wstawiając w nie cyfrę „1” (co jest równoznaczne z tym, że chory powinien leżeć, a tym samym przebywać w domu, a ewentualne wyjście na zewnątrz powinno być związane z koniecznością udania się na wizytę do lekarza bądź zakupu leków w aptece) albo „2” (tzw. „L4 chodzące” – wówczas to, czy zastosowany przez pracownika sposób regeneracji jest adekwatny i zgodny z celem zwolnienia zależy przede wszystkim od jego dolegliwości i uzasadnionych potrzeb). Nie każda więc sytuacja, w której chociażby pracodawca spotka pracownika podczas zakupów albo spaceru po mieście, będzie oznaczała, że pracownik wykorzystuje zwolnienie lekarskie niezgodnie z przeznaczeniem. Należy mieć to na uwadze podejmując decyzję o przeprowadzeniu kontroli.
Jeśli pracodawca chce zweryfikować, czy pracownik nieobecny w pracy z powodu jego niezdolności do jej wykonywania rzeczywiście wykorzystuje zwolnienie lekarskie w celach rekonwalescencyjnych, może bez wyznaczania konkretnych terminów, stosownie do jego potrzeb, przeprowadzić kontrolę sam albo upoważnić inną osobę do jej przeprowadzenia.
Miejscem czynności kontrolnych jest zazwyczaj wskazane przez pracownika miejsce zamieszkania bądź oznaczone w zaświadczeniu lekarskim miejsce czasowego pobytu. Jeśli pracodawca podejrzewa, iż pracownik jednocześnie korzysta ze zwolnienia lekarskiego od wykonywania pracy w jego zakładzie i podejmuje czynności na rzecz innego pracodawcy w okresie zwolnienia, może także udać się do miejsca pracy w ramach stosunku łączącego jego pracownika z osobą trzecią (zakładu, gdzie pracownik „pracuje na drugi etat”).
Niekiedy zdarza się, że pracownik nie jest obecny w domu – wówczas należy powtórzyć kontrolę i umożliwić pracownikowi podanie przyczyn tej absencji.
W przypadku, gdy przebieg i ustalenia kontroli uzasadniają przyjęcie konstatacji, że zwolnienie lekarskie jest wykorzystywane przez pracownika w sposób niewłaściwy, należy sporządzić protokół i wykazać w nim nieprawidłowości. Następnie przekazuje się dokument pracownikowi, który jest uprawniony do wniesienia uwag. Jeśli stanowisko stron stosunku pracy nie jest zgodne i w dalszym ciągu pozostają wątpliwości w tym zakresie, konieczne jest przekazanie sprawy właściwemu oddziałowi ZUS.
Skierowanie sprawy do ZUS skutkuje zajęciem przez organ stanowiska w drodze decyzji.
Na tej podstawie ZUS może odmówić prawa do zasiłku chorobowego.
W interesie pracodawcy leży prawidłowe i sprawne funkcjonowanie jego firmy. Nie ulega wątpliwości, że absencja pracowników w znaczący sposób może wpłynąć na organizację pracy. Należy mieć na uwadze, iż wykorzystywanie zwolnienia lekarskiego niezgodnie z jego przeznaczeniem może zostać zakwalifikowane jako naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych i stanowić uzasadnioną przyczynę rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia na podstawie art. 52 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy. Pracodawca powinien każdorazowo rozważyć, czy możliwe jest przypisanie pracownikowi winy, co najmniej w postaci rażącego niedbalstwa (zob. wyrok Sądu Najwyższego z dnia 21 października 1999 r., I PKN 308/99, OSNP 2001, nr 5, poz. 154). Zwolnienie dyscyplinarne będzie tym bardziej uzasadnione, jeżeli niewłaściwe wykorzystanie L4 przez pracownika jest jednym z komponentów jego działań stanowiących naruszenie jego obowiązków i godzących w interesy pracodawcy.
Dlatego tak ważne jest, w szczególności z perspektywy pracodawcy, wykorzystywanie zwolnień lekarskich w sposób zgodny z prawem i ich przeznaczeniem. Z uwagi na nasze doświadczenie w obsłudze przedsiębiorców, oferujemy kompleksowe wsparcie w tym zakresie – od opracowania procedur kontrolnych po reprezentację w sporach z pracownikami i organami administracyjnymi.
Jeśli potrzebują Państwo profesjonalnej pomocy, zapraszamy do kontaktu.
