W pierwszej części poradnika omówione zostały sytuacje, w których zachowanie pracownika może uzasadniać rozwiązanie umowy o pracę w trybie dyscyplinarnym. Niezbędne jest jednak przedstawienie strony formalnej tej procedury. To właśnie dochowanie wymogów prawnych i zachowanie odpowiedniej staranności przy sporządzaniu dokumentów decyduje o tym, jak kształtować się będzie sytuacja pracodawcy w razie ewentualnego sporu sądowego z pracownikiem.
Kroki, które powinien podjąć pracodawca
Zanim dojdzie do wręczenia pracownikowi oświadczenia o zwolnieniu dyscyplinarnym, należy upewnić się, że:
- dokonano rzetelnej analizy, czy zachowanie pracownika rzeczywiście uzasadnia rozwiązanie stosunku pracy w tym szczególnym trybie – zachęcamy do zapoznania się z pierwszą częścią poradnika: Jak uniknąć błędów przy zwolnieniu dyscyplinarnym – cz.1 – jrd,
- zgromadzono odpowiednie dowody potwierdzające zasadność podjętej decyzji,
- nie został przekroczony 1-miesięczny termin, liczony od dnia powzięcia wiadomości o niewłaściwym zachowaniu pracownika,
- w razie obowiązku prawnego – zasięgnięto opinii reprezentującej pracownika zakładowej organizacji związkowej,
- oświadczenie o rozwiązaniu umowy zostało sporządzone w formie spełniającej wymogi określone przepisami prawa.
Jeśli na jakimkolwiek etapie pojawiają się wątpliwości – w szczególności w zakresie punktu 1 lub 5 – zachęcamy do skonsultowania się z prawnikiem – specjalistą prawa pracy.
Dowody
Już na etapie podejmowania decyzji co do rozwiązania umowy o pracę w trybie art. 52 § 1 Kodeksu pracy, należy zgromadzić wszelkie dostępne dowody potwierdzające niewłaściwe zachowanie pracownika. Mogą to być m.in. notatki służbowe, raporty, korespondencja e-mailowa, nagrania z monitoringu czy zeznania świadków. Im bardziej rzetelnie zostanie udokumentowane przewinienie, tym większa szansa, że sąd zgodzi się ze stanowiskiem pracodawcy.
Warto pamiętać, że to na pracodawcy spoczywa ciężar dowodu co do istnienia przyczyny wskazanej w oświadczeniu o rozwiązaniu umowy.
Miesiąc na reakcję
Z jednej strony nie jest zalecane zbyt pochopne działanie. Z drugiej strony nie można zwlekać – pracodawca ma tylko miesiąc od dnia uzyskania informacji o przewinieniu pracownika na wręczenie oświadczenia o rozwiązaniu umowy.
Choć w znacznej większości przypadków błędy wynikają z pośpiechu, to także zdarza się, że nawet jeśli zarzuty wobec zachowania pracownika są zasadne, sąd – badając sprawę po wniesieniu przez niego odwołania – uznaje rozwiązanie umowy za sprzeczne z przepisami właśnie dlatego, że pracodawca przekroczył ustawowy termin.
Miesięczny termin nie biegnie od samego momentu zaistnienia przewinienia pracownika, ale od chwili, gdy pracodawca uzyskał wiarygodne i sprawdzone informacje.
Zgodnie z orzecznictwem Sądu Najwyższego:
- termin zaczyna biec od dnia, w którym osoba upoważniona do rozwiązania stosunku pracy lub inny członek kierownictwa – zgodnie ze strukturą organizacyjną – uzyskał wiadomość o nagannym zachowaniu pracownika,
- nie wystarczy samo podejrzenie czy niezweryfikowana plotka – pracodawca musi dysponować informacjami na tyle rzetelnymi, aby racjonalnie stwierdzić, że doszło do ciężkiego naruszenia obowiązków pracowniczych.
Opinia zakładowej organizacji związkowej
Nie można także zapomnieć o obowiązku konsultacji rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia. Dotyczy to jedynie pracodawców, u których działa zakładowa organizacja związkowa i pracowników, którzy są przez nią reprezentowani.
Przyjmuje się, że forma oświadczenia pracodawcy o zamiarze zwolnienia dyscyplinarnego jest dowolna – jednakże dla celów dowodowych zalecamy zachowanie formy pisemnej lub elektronicznej. Należy pamiętać o wskazaniu konkretnej przyczyny uzasadniającej podjęcie takiej decyzji.
W razie zastrzeżeń co do zasadności rozwiązania umowy, organizacja związkowa wyraża swoją opinię niezwłocznie, nie później jednak niż w ciągu 3 dni (jeśli zatem organizacja związkowa podziela stanowisko pracodawcy, może, co do zasady, nie ustosunkowywać się). Jeżeli opinia zostanie przedstawiona wcześniej, pracodawca może złożyć oświadczenie o rozwiązaniu umowy jeszcze przed upływem tego terminu. Natomiast dokonanie rozwiązania przed upływem 3 dni kalendarzowych od zawiadomienia związku skutkuje bezprawnością oświadczenia pracodawcy.
Uzyskana przez pracodawcę opinia nie jest dla niego wiążąca.
Wymogi formalne
Aby rozwiązanie umowy o pracę w trybie dyscyplinarnym było skuteczne, oświadczenie pracodawcy musi spełniać określone w Kodeksie pracy wymogi formalne.
Zasadą jest sporządzenie oświadczenia w formie pisemnej. Dla celów dowodowych rekomenduje się, aby pracodawca – w miarę możliwości – uzyskał od pracownika potwierdzenie zapoznania się z jego treścią (dopuszczalne jest także doręczenie przesyłką pocztową). Jeżeli pracownik w codziennych relacjach z pracodawcą posługuje się komunikacją elektroniczną (np. pocztą służbową z uwagi na wykonywanie pracy w formie zdalnej), oświadczenie opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym i przesłane na adres e-mail pracownika wywołuje taki sam skutek prawny jak „tradycyjny” dokument w formie pisemnej. Rozwiązanie umowy w formie ustnej będzie skuteczne (dojdzie do zwolnienia pracownika), ale wadliwe – pracownik może je zaskarżyć do sądu pracy.
W oświadczeniu należy wskazać przyczynę uzasadniającą zakończenie stosunku pracy w tym szczególnym trybie. Musi być ona konkretna, precyzyjna i rzeczywista.
Nieodzownym elementem oświadczenia jest również pouczenie o przysługującym pracownikowi prawie odwołania do sądu pracy.
Jakie rozstrzygnięcie może wydać sąd?
Jeżeli sąd, rozpatrując sprawę, uzna twierdzenia pracownika za zasadne lub stwierdzi, że rozwiązanie umowy nastąpiło z naruszeniem przepisów prawa, wówczas, uwzględniając żądania pracownika, może:
- przywrócić pracownika do pracy na poprzednich warunkach i zasądzić wynagrodzenia za okres pozostawania bez pracy,
- zasądzić odszkodowanie,
- zasądzić na rzecz pracownika koszty postępowania.
Skorzystanie z pomocy profesjonalistów pozwoli na uniknięcie błędów i zapewni pracodawcy pełne wsparcie na każdym etapie procedury. W razie potrzeby chętnie doradzimy i pomożemy przygotować wszystkie niezbędne dokumenty.
