Ze względu na specyfikę rynku unijnego oraz swobodę przepływu pracowników w ramach państw członkowskich, wielu przedsiębiorców decyduje się na kierowanie pracowników do pracy za granicą. Obejmuje to zarówno krótkotrwałe podróże służbowe, jak i formalne delegowanie pracowników do innych państw Unii Europejskiej.
W takich sytuacjach kluczowe jest uzyskanie zaświadczenia A1, które potwierdza właściwe ustawodawstwo w zakresie zabezpieczenia społecznego. Zarówno pracodawca, jak i pracownik powinni pamiętać o obowiązku jego uzyskania przed rozpoczęciem aktywności zawodowej poza Polską.
Poniższy artykuł wyjaśnia, czemu służy zaświadczenie A1 oraz na co należy zwrócić uwagę przy ubieganiu się o to zaświadczenie.
Czym jest zaświadczenie A1 i czemu właściwie służy?
Zaświadczenie A1 potwierdza, któremu ustawodawstwu w zakresie ubezpieczeń społecznych podlega dana osoba. Dokument ten jest wydawany przez właściwe instytucje ubezpieczeniowe – w Polsce są to Zakład Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) lub Kasa Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego (KRUS).
Wydanie formularza A1 oznacza, że osoba, której dotyczy dokument, w okresie wskazanym w zaświadczeniu podlega polskiemu systemowi ubezpieczeń społecznych, nawet jeśli w tym czasie wykonuje pracę za granicą. Innymi słowy – dzięki A1 pracownik lub osoba samozatrudniona pozostaje ubezpieczona w Polsce, mimo wykonywania pracy w innym państwie UE lub EOG.
Z wnioskiem o wydanie zaświadczenia A1 mogą wystąpić:
– pracodawca,
– osoba wykonująca pracę na własny rachunek,
– pracownik.
Zaświadczenie A1 dla pracowników delegowanych jest co do zasady wydawane przez instytucję ubezpieczeniową kraju wysyłającego. W przypadku osób wykonujących pracę w kilku państwach jednocześnie kluczowy jest kraj zamieszkania, dlatego w pierwszej kolejności należy skontaktować się z tamtejszą instytucją ubezpieczeniową.
ZUS co do zasady wydaje zaświadczenia niezwłocznie, o ile wniosek jest kompletny i zawiera wszystkie wymagane informacje. W sprawach bardziej skomplikowanych termin ten może wynieść około 1-2 miesiące. Warto pamiętać, że w przypadku odmowy wydania A1 – wnioskodawcy przysługuje odwołanie od decyzji organu.
Wnioski o wydanie A1 należy składać do ZUS w formie elektronicznej, za pośrednictwem platformy PUE ZUS.
Zaświadczenie A1 jest wiążące dla wszystkich instytucji oraz służb zatrudnienia innych krajów członkowskich do momentu jego wycofania lub unieważnienia.
Kryteria uzyskania zaświadczenia A1
Aby skutecznie otrzymać zaświadczenie A1, pracodawca delegujący musi „normalnie” prowadzić swoją działalność na terytorium państwa delegującego. Ponadto przez cały okres delegowania musi istnieć bezpośredni związek pomiędzy pracodawcą i pracownikiem delegowanym.
Zgodnie z wytycznymi zawartymi w Praktycznym poradniku dot. ustawodawstwa mającego zastosowanie w Unii Europejskiej, Europejskim Obszarze Gospodarczym i Szwajcarii („Praktyczny poradnik”), pojęcie „normalnego prowadzenia działalności” odnosi się do przedsiębiorstwa, które zazwyczaj wykonuje znaczną część swojej aktywności w państwie, w którym ma siedzibę. Ustalając, czy ten warunek jest spełniony, instytucje ubezpieczeniowe analizują całokształt okoliczności działalności przedsiębiorstwa. Kryteria te nie mają charakteru zamkniętego – ich dobór zależy od rodzaju prowadzonej działalności i specyfiki danego przedsiębiorstwa.
Do kryteriów najczęściej branych pod uwagę należą m.in.:
– miejsce siedziby i administracji przedsiębiorstwa delegującego,
– liczba pracowników administracyjnych w państwie delegującym i państwie wykonywania pracy,
– miejsce rekrutacji pracowników delegowanych,
– miejsce zawierania większości umów z klientami,
– prawo właściwe dla umów z klientami i pracownikami,
– liczba umów wykonywanych w państwie delegującym i w państwie zatrudnienia,
– proporcja obrotów osiąganych w państwie delegującym i w państwie zatrudnienia,
– okres prowadzenia działalności w państwie delegującym.
Szczególnie istotnym wskaźnikiem jest obrót przedsiębiorstwa. Jak wskazano w Praktycznym poradniku obrót osiągane w państwie delegującym na poziomie około 25% całkowitego obrotu może co do zasady przemawiać za spełnieniem warunku „znacznej działalności”.
Jeżeli jednak obrót w kraju delegującym jest niższy niż 25% konieczne będzie szersze i bardziej szczegółowe badanie sytuacji przedsiębiorstwa.
Przy ocenie znaczącej działalności instytucja bada także, czy delegujący pracodawca jest faktycznym pracodawcą pracownika (zwłaszcza w przypadku korzystania z pracowników agencji tymczasowej).
Co do zasady obrót ocenia się na podstawie danych z ostatnich 12 miesięcy.
Cofnięcie zaświadczenia A1
Zaświadczenie A1 może zostać wycofane w sytuacji, gdy okaże się, że zmieniły się okoliczności, które stanowiły podstawę jego wydania lub gdy dokumenty i informacje przedstawione we wniosku okażą się niezgodne ze stanem faktycznym lub z prawem.
Pamiętaj, że cofnięcie zaświadczenia A1 może powodować dla ubezpieczonego wyłączenie z polskiego systemu zabezpieczenia społecznego z mocą wsteczną, co może prowadzić do konieczności opłacenia składek w innym państwie.
Czy karta EKUZ jest potrzebna?
Należy mieć na uwadze, że zaświadczenie A1 nie zastępuje karty EKUZ, a pracownik delegowany powinien co do zasady przed wyjazdem otrzymać oba te dokumenty.
Karta EKUZ może zostać wydana osobie, która jest zgłoszona do ubezpieczenia zdrowotnego w Polsce lub posiada prawo do korzystania ze świadczeń zdrowotnych w ramach polskiego systemu zabezpieczenia społecznego zgodnie z przepisami krajowymi.
EKUZ stanowi potwierdzenie prawa do korzystania z publicznej opieki zdrowotnej w innym państwie członkowskim UE/EFTA na zasadach obowiązujących obywateli tego państwa. Należy jednak pamiętać, że karta EKUZ uprawnia jedynie do uzyskania niezbędnej pomocy medycznej w przypadku nagłego zachorowania, wypadku lub nagłego pogorszenia stanu zdrowia. EKUZ nie pokrywa kosztów planowanego leczenia ani wizyt mających charakter zabiegów lub konsultacji zaplanowanych wcześniej.
Retroaktywne uzyskanie zaświadczenia A1
Uzyskanie zaświadczenia A1 z datą wsteczną jest możliwe i bywa szczególnie istotne w przypadku pracowników, którzy rozpoczęli pracę za granicą, nie posiadając wcześniej tego dokumentu. Retroaktywne A1 pozwala uregulować sytuację ubezpieczeniową pracownika za okres już miniony, co z kolei umożliwia uniknięcie podwójnego opłacania składek w dwóch państwach jednocześnie.
Aby uzyskać zaświadczenie A1 z mocą wsteczną, należy złożyć do ZUS stosowny wniosek wraz z dokumentacją potwierdzającą zatrudnienie za granicą oraz spełnienie warunków do podlegania polskiemu ustawodawstwu w zakresie zabezpieczenia społecznego. Szczególnie ważne jest, aby wniosek zawierał dokładne informacje dotyczące okresu
zatrudnienia, miejsca wykonywania pracy oraz jej charakteru, co umożliwi ZUS prawidłową ocenę spełnienia przesłanek ustawowych.
Kara za brak zaświadczenia A1
Najbardziej dotkliwą konsekwencją braku zaświadczenia A1 są kary finansowe, które mogą zostać nałożone zarówno przez właściwe organy w Polsce, jak też w państwie, do którego pracownik został wysłany.
Dodatkowo, skutkiem braku zaświadczenia A1 może być uznanie, że pracownik podlega obowiązkowi opłacania składek na ubezpieczenia społeczne w obu państwach jednocześnie – w Polsce oraz w kraju wykonywania pracy. Powoduje to poważne ryzyko podwójnego oskładkowania, które może obciążyć zarówno pracodawcę, jak i pracownika oraz prowadzić do sporów z zagranicznymi instytucjami ubezpieczeniowymi.
Pamiętaj! Jeśli planujesz pracę za granicą, niezależnie od tego, czy jesteś pracodawcą, osobą samozatrudnioną czy pracownikiem, złóż wniosek o A1 z wyprzedzeniem. Brak dokumentu może mieć poważne konsekwencje, zwłaszcza w przypadku kontroli za granicą.
Jeżeli potrzebujesz wsparcia w zakresie delegowania pracowników, skontaktuj się z naszą kancelarią. Posiadamy wieloletnie doświadczenie w tym zakresie. Ponadto współpracujemy z zagranicznymi partnerami i przedsiębiorstwami delegującymi, dzięki czemu jesteśmy w stanie zapewnić kompleksowe i skuteczne doradztwo.
