Nowoczesna komunikacja z urzędami

e-Doręczenia, czyli elektroniczny odpowiednik listu poleconego za potwierdzeniem odbioru, stanowią kolejny krok w cyfryzacji administracji publicznej. Dla przedsiębiorców to istotna zmiana, która wymaga dostosowania się do nowych procedur i narzędzi.

Obowiązek korzystania z e-Doręczeń

Zgodnie z ustawą z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych, od 1 kwietnia 2025 r. wszystkie podmioty wpisane do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS), w tym spółki z ograniczoną odpowiedzialnością oraz spółki akcyjne, będą zobowiązane do korzystania z e-Doręczeń w korespondencji z organami publicznymi. Oznacza to konieczność założenia i aktywacji skrzynki do e-Doręczeń oraz wdrożenia odpowiednich procedur wewnętrznych.

Istota e-Doręczeń

e-Doręczenia to usługa, która umożliwi korespondencję z urzędami online, zastępując:
– korespondencję przesyłaną pocztą w formie papierowej oraz
– korespondencję przesyłaną elektronicznie za pośrednictwem skrzynki ePUAP.

Za pośrednictwem e-Doręczeń mają komunikować się organy administracji rządowej, ZUS czy KRUS, NFZ. Z czasem ta droga komunikacji ma obejmować kolejne instytucje. Należy mieć na uwadze, że wysyłka z użyciem adresu do e-Doręczeń będzie miała skutki analogiczne do listu poleconego za potwierdzeniem odbioru, włącznie z fikcją doręczenia.

Procedura założenia adresu i skrzynki do e-Doręczeń

Adres i skrzynkę do e-Doręczeń podmioty wpisane mogą założyć:
– za pośrednictwem publicznego dostawcy usługi, którym obecnie jest Poczta Polska S.A.;
– za pośrednictwem podmiotów komercyjnych;
– przy okazji składania wniosku o wpis zmian w spółce do KRS.

Formalności związanych z utworzeniem skrzynki do e-Doręczeń można dopełnić przez pełnomocnika.

Skutki założenia skrzynki do e-Doręczeń

Od dnia uruchomienia skrzynki do e-Doręczeń, korespondencja kierowana przez urzędy oraz inne podmioty korzystające z e-Doręczeń będzie doręczana Państwu, co do zasady, wyłącznie drogą elektroniczną.

Administrator skrzynki – kluczowa rola

Każda firma powinna wyznaczyć administratora skrzynki do e-Doręczeń, który będzie odpowiedzialny za odbieranie oraz wysyłanie korespondencji. To niezwykle ważna funkcja, ponieważ po upływie 14 dni od wpływu wiadomości do skrzynki przesyłka zostanie uznana za doręczoną, nawet jeśli nie zostanie odczytana. Może to mieć poważne konsekwencje, zwłaszcza w kontekście postępowań sądowych czy administracyjnych.

Możliwe utrudnienia

Należy mieć na uwadze, iż w procedurze założenia i aktywacji skrzynki do e-Doręczeń występują pewne ograniczenia – przy wskazywaniu danych administratora należy podać jego numer PESEL, a sam formularz jest sporządzony jedynie w języku polskim. Może to stanowić utrudnienie dla cudzoziemców prowadzących działalność gospodarczą w Polsce.

Jak możemy pomóc?

Zapewnienie zgodności z nowymi regulacjami dotyczącymi e-doręczeń to kluczowy element prawidłowego funkcjonowania każdej firmy. Jako kancelaria specjalizująca się w obsłudze prawnej przedsiębiorców, chętnie pomożemy Państwu w dopełnieniu wszelkich formalności oraz wdrożeniu odpowiednich procedur. Jeśli mają Państwo pytania dotyczące e-doręczeń, zapraszamy do kontaktu – nasz zespół prawników jest do Państwa dyspozycji.