Moderne Kommunikation mit Behörden

e-Zustellungen, das elektronische Äquivalent eines Einschreibens mit Rückschein, stellen einen weiteren Schritt in der Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung dar. Für Unternehmer ist dies eine bedeutende Änderung, die eine Anpassung an neue Verfahren und Werkzeuge erfordert.

Verpflichtung zur Nutzung von e-Zustellungen

Gemäß dem Gesetz vom 18. November 2020 über elektronische Zustellungen sind ab dem 1. April 2025 alle im Nationalen Gerichtsregister (KRS) eingetragenen Unternehmen, einschließlich Gesellschaften mit beschränkter Haftung und Aktiengesellschaften, verpflichtet, e-Zustellungen für die Korrespondenz mit öffentlichen Behörden zu nutzen. Dies bedeutet die Notwendigkeit, ein e-Zustellungs-Postfach einzurichten und zu aktivieren sowie entsprechende interne Verfahren zu implementieren.

Das Wesen der e-Zustellungen

e-Zustellungen sind ein Dienst, der die Online-Korrespondenz mit Behörden ermöglicht und folgende Methoden ersetzt:
– die postalische Korrespondenz in Papierform sowie
– die elektronische Korrespondenz über das ePUAP-Postfach.

Über e-Zustellungen sollen Regierungsbehörden, die Sozialversicherungsanstalt (ZUS), die Landwirtschaftliche Sozialversicherungsanstalt (KRUS) und der Nationale Gesundheitsfonds (NFZ) kommunizieren. Mit der Zeit soll diese Kommunikationsmethode auf weitere Institutionen ausgeweitet werden. Es ist zu beachten, dass der Versand über eine e-Zustellungs-Adresse die gleichen rechtlichen Auswirkungen hat wie ein Einschreiben mit Rückschein, einschließlich der Fiktion der Zustellung.

Verfahren zur Einrichtung einer e-Zustellungs-Adresse und eines Postfachs

Unternehmen, die im KRS eingetragen sind, können eine e-Zustellungs-Adresse und ein Postfach einrichten:
– über einen öffentlichen Dienstleister, derzeit Poczta Polska S.A.;
– über kommerzielle Anbieter;
– im Rahmen der Antragstellung für Änderungen im Handelsregister.

Die Formalitäten zur Einrichtung eines e-Zustellungs-Postfachs können durch einen Bevollmächtigten erledigt werden.

Folgen der Einrichtung eines e-Zustellungs-Postfachs

Ab dem Zeitpunkt der Aktivierung des e-Zustellungs-Postfachs wird die Korrespondenz von Behörden und anderen Nutzern des e-Zustellungs-Dienstes grundsätzlich ausschließlich elektronisch zugestellt.

Postfachadministrator – Eine Schlüsselrolle

Jedes Unternehmen sollte einen Administrator für das e-Zustellungs-Postfach benennen, der für den Empfang und Versand von Korrespondenz verantwortlich ist. Dies ist eine äußerst wichtige Funktion, da eine Nachricht nach 14 Tagen nach ihrem Eingang im Postfach als zugestellt gilt, auch wenn sie nicht gelesen wurde. Dies kann schwerwiegende Konsequenzen haben, insbesondere im Zusammenhang mit Gerichts- oder Verwaltungsverfahren.

Mögliche Schwierigkeiten

Es sollte beachtet werden, dass es bei der Einrichtung und Aktivierung eines e-Zustellungs-Postfachs einige Einschränkungen gibt – bei der Angabe der Administrator-Daten muss dessen PESEL-Nummer angegeben werden, und das Formular ist nur in polnischer Sprache verfügbar. Dies kann eine Hürde für ausländische Unternehmer darstellen, die in Polen tätig sind.

Wie können wir helfen?

Die Einhaltung der neuen Vorschriften zu e-Zustellungen ist ein entscheidender Bestandteil für das reibungslose Funktionieren eines Unternehmens. Als Kanzlei, die sich auf die rechtliche Betreuung von Unternehmen spezialisiert hat, unterstützen wir Sie gerne bei der Erledigung aller Formalitäten und der Implementierung entsprechender Verfahren. Wenn Sie Fragen zu e-Zustellungen haben, stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung – unser Team von Juristen ist für Sie da.