Co to jest jednolity plik kontrolny?
Jednolity plik kontrolny (JPK) to zbiór danych pochodzących z ksiąg podatkowych oraz z dowodów księgowych podatnika, wygenerowany w ściśle określonym formacie elektronicznym. Ogólny model JPK został opracowany przez OECD, a celem jego wprowadzenia jest zwiększenie efektywności działań kontrolnych wykonywanych przez organy podatkowe i skarbowe. Polska jest szóstym krajem w UE (po Portugalii, Luksemburgu, Austrii, Litwie i Francji), który implementował to rozwiązanie do swojego porządku prawnego.
Co zawiera jednolity plik kontrolny?
Na stronie internetowej Ministerstwa Finansów opublikowane zostały schematy struktur, w oparciu o które mają być generowane jednolite pliki kontrolne. Na tej podstawie można wyróżnić 7 rodzajów JPK z uwagi na zakres danych, które mają zawierać:
– księgi rachunkowe,
– wyciąg bankowy,
– magazyn,
– ewidencje zakupu i sprzedaży VAT,
– faktury VAT,
– podatkowa księga przychodów i rozchodów,
– ewidencja przychodów.
Warto podkreślić, że zakres danych objętych poszczególnymi strukturami jest ściśle powiązany z obowiązującymi w Polsce przepisami prawa podatkowego, a zatem nie ma możliwości bezpośredniego przeniesienia rozwiązań w zakresie JPK wykorzystywanych w innych krajach UE.
Kiedy należy przesłać jednolity plik kontrolny?
Przesyłanie danych w formacie jednolitego pliku kontrolnego co do zasady ma następować na żądanie organu podatkowego. Jednakże istnieje w tym zakresie istotny wyjątek.
Bez wezwania mają być przesyłane miesięczne informacje o prowadzonej ewidencji zakupu i sprzedaży VAT. Dane te trzeba przesyłać w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po każdym kolejnym miesiącu. Pliki JPK zawierające dane z ewidencji VAT powinni przesyłać co miesiąc również podatnicy, którzy wybrali kwartalny sposób rozliczenia podatku.
Wejście w życie JPK i okresy przejściowe
Obowiązek przesyłania danych w formacie jednolitego pliku kontrolnego może być egzekwowany wraz z wejściem w życie nowych przepisów (czyli już od 1 lipca 2016 r.) jedynie w odniesieniu do tzw. dużych przedsiębiorców. Mali, średni i mikroprzedsiębiorcy uzyskali okresy przejściowe.
Duży przedsiębiorca to podmiot, który w co najmniej jednym z dwóch ostatnich lat obrotowych:
– zatrudniał średniorocznie nie mniej niż 250 pracowników lub
– spełniał łącznie oba poniższe warunki:
Z kolei mikroprzedsiębiorca to podmiot, który w co najmniej jednym z dwóch ostatnich lat obrotowych:
– zatrudniał średniorocznie mniej niż 10 pracowników oraz
– osiągnął roczny obrót netto ze sprzedaży towarów, wyrobów i usług oraz operacji finansowych nieprzekraczający równowartości w złotych 2 milionów euro, lub sumy aktywów jego bilansu sporządzonego na koniec jednego z tych lat nie przekroczyły równowartości w złotych 2 milionów euro.
Wszyscy przedsiębiorcy, którzy nie mieszczą się w definicji tzw. dużego przedsiębiorcy, a jednocześnie ich zatrudnienie i obrót netto lub suma aktywów przekraczają próg ustanowiony dla mikroprzedsiębiorców są klasyfikowani jako średni lub mali podatnicy.
Obowiązek przesyłania pliku JPK w odniesieniu do poszczególnych kategorii przedsiębiorców przedstawia się następująco:
| Status | Ewidencja VAT | Pozostałe struktury JPK |
| duży przedsiębiorca | co miesiąc, po raz pierwszy do 25 sierpnia 2016 r. (za lipiec 2016 r.) | Na wezwanie organu od1 lipca 2016 r. |
| mały lub średni przedsiębiorca | co miesiąc, po raz pierwszy do 25 lutego 2017 r. (za styczeń 2017 r.) | Na wezwanie organu od1 lipca 2018 r. |
| mikroprzedsiębiorca | co miesiąc, po raz pierwszy do 25 lutego 2018 r. (za styczeń 2018 r.) | Na wezwanie organu od1 lipca 2018 r. |
Czy zagraniczni przedsiębiorcy zarejestrowani do VAT w Polsce są zobowiązani do przesyłania JPK?
Tak, przedsiębiorcy którzy nie posiadają siedziby lub miejsca prowadzenia działalności w Polsce, ale rozliczają się w Polsce z podatku VAT, są również zobowiązani do przesyłania JPK. Zakres zastosowania JPK jest jednak w stosunku do nich ograniczony do dwóch struktur:
– ewidencja sprzedaży i zakupu VAT (przesyłana co miesiąc, bez wezwania),
– faktury VAT (na wezwanie organu).
Co istotne ustalenie statusu przedsiębiorcy zagranicznego (duży, średni, mały lub mikro) wymaga uwzględnienia całości prowadzonej przez niego działalności gospodarczej, a nie tylko transakcji opodatkowanych w Polsce.
Sankcje za brak JPK
W przypadku nie przekazania w terminie jednolitego pliku kontrolnego lub przekazania go w sposób wadliwy grożą sankcje przewidziane w kodeksie karnym skarbowym. Kara grzywny orzekana na podstawie kodeksu karnego skarbowego wynosi w roku 2016 od 616,70 PLN do 17.760.960,00 PLN.
Generowanie JPK przez programy księgowe
W celu przygotowania się do obowiązków wynikających z wprowadzenia JPK przedsiębiorcy powinni zaktualizować wykorzystywane przez siebie programy księgowe w taki sposób, aby umożliwiały one wygenerowanie plików w oparciu o odpowiednie struktury JPK. W pierwszej kolejności zalecamy Państwu kontakt w tej sprawie z dostawcą oprogramowania księgowego.
Niestety z posiadanych przez nas informacji wynika, że zdecydowana większość producentów oprogramowania nie udostępniła jeszcze takiej funkcji w oferowanych przez siebie produktach.
Generowanie JPK VAT bez ingerencji w SAP
Modyfikacja programów księgowych, w szczególności systemów SAP, jest procesem czasochłonnym i kosztownym. Warto jednakże mieć na uwadze fakt, że taka modyfikacja nie jest konieczna, zwłaszcza w przypadku przedsiębiorców zagranicznych, którzy podlegają obowiązkowi przesyłania JPK w ograniczonym zakresie.
Przepisy wprowadzające JPK nie określają sposobu generowania JPK, a jedynie wskazują zakres danych, które muszą być zawarte w poszczególnych plikach. Oznacza to, że generowanie JPK może odbywać się również zewnętrznie przy wykorzystaniu odrębnego oprogramowania, a także może być zlecone innym podmiotom.
Jak możemy pomóc?
W celu ułatwienia Państwu wypełnienia powyższych obowiązków stworzyliśmy zespół, który świadczy kompleksowe usługi w zakresie JPK obejmujące m.in.:
– ustalenie statusu podmiotu (mikro, mały, średni lub duży przedsiębiorca),
– ustalenie terminu objęcia podmiotu obowiązkiem przesyłania JPK,
– przygotowanie (wygenerowanie) pliku JPK VAT na podstawie danych uzyskanych od klienta (np. w formie arkusza kalkulacyjnego),
– przygotowanie (wygenerowanie) pliku JPK Faktury na podstawie danych uzyskanych od klienta (np. faktury w formie skanów pdf),
– sprawdzenie poprawności pliku JPK i wykonanie testów zgodności (m.in. pomiędzy plikiem JPK VAT a deklaracją VAT-7),
– wysłanie pliku JPK do organu podatkowego.
