1 września 2019 r. weszła w życie nowelizacja ustawy o VAT, która z jednej strony ułatwia podatnikom proces weryfikacji swoich partnerów handlowych, z drugiej zaś stanowi narzędzie Ministerstwa Finansów do walki z wyłudzeniami podatkowymi. Biała lista podatników, bo o niej mowa, jest ogólnodostępną bazą danych prowadzoną w formie elektronicznej przez szefa KAS, zawierającą informacje o statusie podmiotów zarejestrowanych jako podatnicy VAT oraz numerach rachunków bankowych, z których korzystają. Do tej pory proces kontroli kontrahentów był wysoce czasochłonny i kosztowny, czego powodem była duża liczba rejestrów, które często nie były ze sobą kompatybilne. Nowe rozwiązanie z założenia ma przynieść ulgę właścicielom firm poprzez zastąpienie kilku wykazów jednym.
JAKIE INFORMACJE SĄ ZAWARTE NA BIAŁEJ LIŚCIE?
Dzięki nowemu rejestrowi podatników możliwe jest sprawdzenie kluczowych informacji o kontrahencie. Oprócz podstawowych danych ewidencyjnych, takich jak nazwa firmy, NIP, REGON, nr KRS czy adres prowadzenia działalności lub zamieszkania zawarte są w nim także informacje o statusie podatnika w VAT. Przedsiębiorca ma dostęp do 5-letniej historii firmy obejmującej datę rejestracji, odmowy rejestracji, wykreślenia bądź przywrócenia do rejestru VAT wraz z podstawą prawną. Kolejną ważna kwestią jest dostęp do listy aktualnych rachunków bankowych będących rachunkami firmowymi (nie dotyczy ROR) lub rachunkami imiennymi w SKOK, otwartymi w ramach prowadzonej działalności gospodarczej.
Biała lista dostępna jest online na stronie Ministerstwa Finansów
OBOWIĄZEK WERYFIKOWANIA KONTRAHENTÓW
Utworzenie białej listy to dla podatników nie tylko ułatwienie, ale i obowiązek. W świetle wprowadzonych przepisów płatności za zakupione towary bądź usługi powinny być dokonywane na rachunki bankowe kontrahentów widoczne w wykazie. Oznacza to, że przed realizacją płatności należy sprawdzić, czy rachunek podany przez sprzedawcę znajduje się na białej liście. Obowiązek ten dotyczy jednolitych transakcji, których kwota brutto jest równa lub przekracza 15 000 zł.
Istotną kwestią jest rozróżnienie pojęć „transakcja” i „płatność”. Pierwsze z nich jest znacznie szersze, czego dowodem jest sytuacja, w której kilka płatności wchodzi w skład jednej transakcji. Przykładem może być umowa najmu lub umowa o świadczenie usług księgowych. W tym wypadku rodzi się pytanie, czy limit obowiązuje już od pierwszej transakcji, czy dopiero w momencie przekroczenia kwoty 15 000 zł? Powyższą kwestię pomagają wyjaśnić interpretacje Ministerstwa Finansów, które niestety często nie są jednoznaczne. Co do zasady wszystkie umowy zawarte na czas określony, których wartość przekracza limit 15 000 zł traktuje się jako jedną transakcję już w momencie dokonania pierwszej płatności. Podobnie należy rozpatrywać umowy na czas nieokreślony, w przypadku których minimalna kwoty płatności jest możliwa do ustalenia i przekracza sumę 15 000 zł (np. cena usługi wynosząca 8 tysięcy z 2-miesięcznym okresem wypowiedzenia). Jednak w sytuacji, kiedy w momencie zawarcia umowy strony nie mają pewności, czy wartość transakcji przewyższy kwotę 15 000 zł – wówczas płatności nie muszą być dokonywane na rachunek znajdujący się na białej liście – aż do momentu przekroczenia wspomnianego limitu.
CO GROZI ZA NIEDOPEŁNIENIE OBOWIĄZKU?
Aby zapewnić przestrzeganie prawa, ustawodawca wprowadził sankcje za niedotrzymanie należytej staranności w relacjach między przedsiębiorcami. Od 1 stycznia 2020 roku niedokonanie płatności za transakcje powyżej 15 000 zł na rachunek bankowy widniejący na białej liście może skutkować surowymi konsekwencjami dla podatnika. Pierwszą sankcją jest brak możliwości zaliczenia tej kwoty do kosztów uzyskania przychodów. Dotyczy to transakcji potwierdzonych fakturą oraz dokonanych przez podmioty zarejestrowane jako czynni podatnicy VAT. Warto podkreślić, że wspomniana sankcja dotyczy całej płatności, a nie wyłącznie nadwyżki ponad kwotę 15 000 zł. Po drugie przedsiębiorca musi liczyć się z tym, że staje się współodpowiedzialnym za zaległości z tytułu podatku VAT. Oznacza to, że w sytuacji, kiedy kontrahent nie uiści należnego podatku wynikającego z transakcji, to nabywca może być zobowiązany do jego zapłaty.
JAK UNIKNĄĆ PRZYKRYCH KONSEKWENCJI?
Najskuteczniejszą metodą na uniknięcie sankcji jest regularne monitorowanie kontrahentów. Kontrola rachunków bankowych jeszcze przed dokonaniem płatności pozwoli na wczesne wykrycie nieprawidłowości i umożliwi wyjaśnienie rozbieżności z partnerem biznesowym. Oprócz tego podmiot, który uregulował zobowiązanie na rachunek niewidniejący na białej liście może uchronić się przed karą, jeśli w przeciągu 7 dni (w czasie epidemii okres ten został wydłużony do 14 dni) zgłosi ten fakt do właściwego ze względu na adres naczelnika urzędu skarbowego. Zgłoszenia należy dokonać na formularzu ZAW-NR w wersji papierowej lub elektronicznej przy użyciu podpisu elektronicznego lub profilu zaufanego.
A JEŚLI MÓJ RACHUNEK NIE WIDNIEJE NA LIŚCIE…
… należy zweryfikować kilka kwestii. Po pierwsze warto sprawdzić, czy rachunek bankowy jest rachunkiem firmowym, ponieważ tylko takie znajdują się na białej liście. W wykazie nie odnajdziemy rachunków osobistych (ROR), zatem ich posiadacze zobowiązani są do założenia konta firmowego odpowiedniego do prowadzenia działalności gospodarczej. Należy zaznaczyć, że wykaz nie zawiera rachunków zagranicznych, zatem dokonanie wpłaty na takie konto nie będą skutkowało nałożeniem sankcji na podatnika, nawet w sytuacji, kiedy płatność przekroczy limit 15 000 zł. W praktyce należy jednak zachować ostrożność, ponieważ jeśli okaże się, że zagraniczny podmiot jest zarejestrowany jako czynny podatnik VAT w Polsce, wówczas obowiązują go takie same reguły, jak w przypadku pozostałych podatników. Powinien on zatem założyć rachunek w polskim banku i zarejestrować go na białej liście, aby zarówno on, jak i jego kontrahenci mogli uniknąć kosztownych konsekwencji.
Kolejną kwestią jest właściwa rejestracja rachunku w urzędzie skarbowym. W odniesieniu do przedsiębiorców, którzy prowadzą jednoosobową działalność gospodarczą rejestracja przebiega poprzez złożenie wniosku CEIDG-1. Podmioty wpisane do KRS dokonają zgłoszenia na formularzu NIP-8, spółki cywilne na formularzu NIP-2, a osoby fizyczne prowadzące działalność niepodlegającą rejestracji w CEIDG zgłaszają rachunek bankowy za pomocą NIP-7, dołączając załącznik NIP-B.
WYŁĄCZENIA
Istnieją sytuacje, w których weryfikacja kontrahenta na białej liście nie jest konieczna. Do takich wyjątków należą w szczególności:
– transakcje, w których stroną podmiot niebędący czynnym podatnikiem VAT,
– transakcje, których jednorazowa wartość, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, nie przekracza 15 000 zł,
– rozliczenia bezgotówkowe, takie jak barter lub kompensata,
– płatności dokonane w mechanizmie podzielonej płatności,
– transakcje WNT, import towarów i usług, dostawa towarów, w której podatek rozlicza nabywca,
– płatności kartą, płatności internetowe (np. BLIK, BLUEMedia, PAYU, PAYPALL),
– płatności na rachunki cesyjne, rachunki służące do gospodarki własnej banków i SKOKów oraz rachunki wykorzystywane w zakresie prowadzonej działalności faktoringowej
JAK MOŻEMY POMÓC?
Nasi doradcy chętnie pomogą dostosować procedury w Państwa firmie, tak aby wyeliminować ryzyko wyłączenia wydatków z kosztów uzyskania przychodów oraz ryzyko powstania solidarnej odpowiedzialności za zobowiązania sprzedawcy. Służymy wsparciem również w zakresie zabezpieczenia złożonych struktur płatności, w szczególności rozliczeń w ramach faktoringu oraz transakcji realizowanych wewnątrz podmiotów powiązanych, takich jak cash pooling czy netting.
