Am 1. September 2019 trat die Änderung des Mehrwertsteuergesetzes in Kraft, mit der eine weiße Liste der Steuerzahler eingeführt wurde. Es handelt sich um öffentlich zugängliche und elektronische Datenbank, die Informationen zum Status der als Mehrwertsteuerzahler registrierten Unternehmen und zu den von ihnen verwendeten Bankkontonummern enthält. Die neue Lösung ist eine große Erleichterung für Unternehmer, da sie ab jetzt alle erforderlichen Informationen an einem Ort finden können.

Daten auf der weiße Liste

Mit einem neuen Steuerregister kann man die Geschäftspartnern überprüfen. Neben grundlegenden Registrierungsdaten wie Firmenname, Steueridentifikationsnummer, REGON-Nummer, KRS-Nummer und Geschäfts- oder Wohnadresse enthält es auch Informationen zum Status der Steuerpflichtigen. Es ist erwähnenswert, dass der Unternehmer Zugang zur 5-jährigen Unternehmensgeschichte hat. Ein weiteres wichtiges Thema sind die Firmenkonten, die im Rahmen des Geschäftsbetriebs eröffnet wurden. Solche Konten sollen sich auf der Liste befinden und das ist ein Hauptproblem aus der Sicht des Steuerzahlers.

Die weiße Liste ist online auf der Website des Finanzministeriums verfügbar.

Die Verpflichtung zur Überprüfung der Gegenparteien

Die weiße Liste bedeutet für die Steuerzahler sowohl Vergünstigung als auch Verpflichtung. Ab dem 1. Januar 2020 muss jeder Steuerpflichtiger Zahlungen für gekaufte Waren oder Dienstleistungen auf Rechnungen aus der weißen Liste leisten. Das heißt, dass man vor einer Zahlung überprüfen muss, ob die vom Verkäufer bereitgestellte Rechnung auf der weiße Liste steht. Diese Verpflichtung gilt für Transaktionen von dem Bruttowert von mindestens 15.000 PLN.

Es ist erwähnenswert, dass es zwei Konzepte: „Transaktion“ und „Zahlung“, die sich erheblich voneinander unterscheiden gibt. Das erste Konzept ist viel umfassender, weil eine Transaktion aus mehreren Zahlungen bestehen konnte, wie z.B. der Leasingvertrag. Es stellt sich die Frage, ob das Limit ab der ersten Transaktion oder erst nach der Überschreitung des Betrags von 15.000 PLN gilt. Dieses Problem kann durch Interpretationen des Finanzministeriums geklärt werden, aber solche Rechtsprechungen sind leider oft nicht eindeutig. Sie weisen darauf hin, dass alle Verträge, die für einen bestimmten Zeitraum abgeschlossen wurden und deren Wert die Grenze von 15.000 PLN überschreitet, bei der ersten Zahlung als eine Transaktion behandelt werden sollen. In ähnlicher Weise sollten Verträge auf unbestimmte Zeit mit einem Mindestzahlungsbetrag von mehr als 15.000 PLN behandelt werden (z. B. der Preis für eine Dienstleistung beträgt 8.000 und die Kündigungsfrist beträgt 2 Monate). Wenn man beim Vertragsschluss nicht feststellen kann, ob der Wert der Transaktion 15.000 PLN überschreiten wird, muss man die Zahlungen nur dann auf dem Konto aus der weißen Liste leisten, wenn die Transaktion das Limit übersteigt.

Sanktionen

Ab dem 1. Januar 2020 kann die Nichtzahlung von Transaktionen über 15.000 PLN auf ein Bankkonto aus der weißen Liste Konsequenzen für den Steuerzahler mitbringen. Erstens kann der Steuerzahler diesen Betrag als Selbstkosten nicht einstufen. Das gilt für Transaktionen, die vom Mehrwertsteuerzahler getätigt werden. Hervorzuheben ist, dass die Sanktion nicht nur für einen Überschuss von über 15.000 PLN, sondern auch für die gesamte Zahlung gilt. Zweitens trägt der Unternehmer die Mitverantwortung für die Mehrwertsteuerrückstände.

Wie kann man Sanktionen vermeiden?

Eine regelmäßige Überwachung der Auftragnehmer ist der beste Weg, um Sanktionen zu vermeiden. Durch die Überprüfung der Bankkonten vor der Zahlung kann man die Unregelmäßigkeiten schnell erkennen und Unstimmigkeiten mit dem Geschäftspartner beheben. Darüber hinaus kann sich der Unternehmer vor der Bestrafung schützen. Wenn der Unternehmer die Zahlung auf ein Konto, das nicht auf der weißen Liste steht geleistet hat, kann er diese Tatsache innerhalb von 7 Tagen (während der Epidemie wurde diese Frist auf 14 Tage verlängert) dem Leiter des Finanzamtes melden. Anträge können über das ZAW-NR-Formular in Papierform oder in elektronischer Form gestellt werden.

Meine Rechnung ist nicht auf der Liste…

Zunächst lohnt es sich zu prüfen, ob es sich bei dem Bankkonto um ein Geschäftskonto handelt, da nur diejenigen auf der weißen Liste stehen. Die Liste enthält keine ausländischen Konten. Die Zahlung auf ein solches Konto führt daher häufig zu keinen Sanktionen. Vorsicht ist jedoch geboten, denn wenn man sich herausstellt, dass ein ausländisches Unternehmen in Polen als aktiver Mehrwertsteuerpflichtiger registriert ist, unterliegt es denselben Regeln, wie andere Steuerpflichtige. Er sollte ein Konto bei einer polnischen Bank eröffnen und es auf einer weißen Liste registrieren, um kostspielige Konsequenzen zu vermeiden.

Ein weiteres Thema ist die Anmeldung der Rechnung beim Finanzamt. Bei Unternehmern, die eine Einzelfirma führen, erfolgt die Registrierung durch die Einreichung des CEIDG-1-Antrags. Andere Unternehmen melden ein Bankkonto auf dem NIP-8-Formular und die Gesellschaften des bürgerlichen Rechts auf dem NIP-2-Formular ein. Natürliche Personen, die Tätigkeiten ausführen, für die keine Registrierung bei CEIDG erforderlich ist, melden ein Bankkonto unter Verwendung von NIP-7, das den NIP-B-Anhang enthält.

Ausnahmen

In den folgenden Fällen muss man einen Auftragnehmer auf der weißen Liste nicht überprüfen:

– Transaktionen mit einer natürlichen Person, die kein Steuerpflichtiger ist,
– Transaktionen, deren einmaliger Wert unabhängig von der Anzahl der Zahlungen 15.000 PLN nicht überschreitet,
– bargeldlose Transaktionen, wie gegenseitige Verrechnung,
– split payment,
– innergemeinschaftlicher Erwerb der Waren, Import von Waren und Dienstleistungen, Lieferung von Waren, bei denen die Steuer vom Käufer beglichen wird,
– Kartenzahlung und Internetzahlung (BLIK, PAYPALL, PAYU, BLUEMedia),
– Zahlungen auf Abtretungskonten, Konten, die für die eigene Wirtschaft der Banken verwendet werden und Konten, die für Faktoring-Zwecke verwendet werden.

Wie können wir helfen?

Unsere Berater helfen Ihnen bei der Anpassung der Verfahren in Ihrem Unternehmen, um das Risiko des Ausschlusses der Aufwendungen von steuerlich absetzbaren Kosten und das Risiko einer gesamtschuldnerischen Haftung für die Verpflichtungen des Verkäufers auszuschließen. Wir unterstützen Sie auch bei der Sicherung der komplexen Zahlungsstrukturen, insbesondere bei Factoring und Transaktionen innerhalb verbundener Unternehmen, wie z. B. Cash Pooling oder Netting.