Samochód osobowy jest niezbędnym elementem niemal w każdej działalności gospodarczej. Niekiedy jest on gwarantem sukcesu, ponieważ oprócz korzyści wynikających z wygody i zaoszczędzonego czasu, może również wpłynąć na reputację spółki poprawiając jej renomę. Wielu przedsiębiorców nie wyobraża sobie prowadzenia biznesu bez środka transportu. Istnieje kilka możliwości pozyskania samochodu, do których zalicza się: zakup, wynajem bądź też wykorzystywanie prywatnego pojazdu w działalności gospodarczej. W związku z tym, że każda z wymienionych możliwości rodzi odmienne skutki podatkowe, warto przed podjęciem decyzji bliżej przyjrzeć się poszczególnym rozwiązaniom.
Samochód firmowy, a podatek VAT
W sytuacji, kiedy dany pojazd wykorzystywany jest zarówno w działalności gospodarczej, jak i do celów prywatnych (tzw. działalność mieszana), podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego jedynie w 50%. Pozostała cześć, czyli VAT niepodlegający odliczeniu powiększa koszty podatkowe. Istnieje jednak możliwość odliczenia pełnej kwoty podatku. Dzieje się tak w dwóch przypadkach. Jednym z nich jest wykorzystanie samochodu wyłącznie w działalności gospodarczej. Aby przedsiębiorca mógł odliczyć 100% VAT niezbędne jest zarejestrowanie pojazdu do urzędu skarbowego, którego dokonuje się w przeciągu 7 dni od daty poniesienia pierwszego wydatku, na specjalnym druku VAT-26. Dodatkowo podatnik zobowiązany jest do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdów oraz utworzenia regulaminu użytkowania samochodu, który uniemożliwi wykorzystywanie go na cele prywatne pracowników. Inną przesłanką pozwalającą na pełne odliczenie VAT jest specjalna konstrukcja samochodu. Jest to możliwe w przypadku pojazdów, które uznawane są za samochody ciężarowe. Do tej grupy zaliczymy środki transportu, których dopuszczalna masa całkowita przekracza 3,5 tony, pojazdy przeznaczone do przewozu co najmniej 10 osób łącznie z kierowcą lub te, których konstrukcje uniemożliwiają wykorzystanie go do celów prywatnych (np. pojazdy specjalistyczne). Warto podkreślić, że w przypadku samochodów ciężarowych konieczne jest posiadanie badania technicznego, które jednoznacznie potwierdzi charakter środka trwałego.
Samochód firmowy jako środek trwały
Jedną z możliwości pozyskania samochodu w firmie jest jego zakup. Wiąże się to z koniecznością wprowadzenia pojazdu do środków trwałych, najpóźniej w momencie przekazania go do użytkowania. Zgodnie z definicją, środki trwałe to te składniki aktywów, które stanowią własność podatnika, zostały nabyte lub wytworzone we własnym zakresie, są kompletne i zarazem zdatne do użytku oraz przewidywany okres ich użytkowania w działalności gospodarczej jest dłuższy niż rok. Aby wprowadzić dany składnik do środków trwałych niezbędne jest wyznaczenie jego wartości początkowej, na którą składają się cena nabycia oraz inne koszty związane z zakupem, takie jak koszty transportu, załadunku i wyładunku, czy ubezpieczenia. Warto zaznaczyć, że w sytuacji, kiedy wartość początkowa danego składnika nie przekroczy kwoty 10 000 zł netto, wówczas podatnik może nie wprowadzać pojazdu do środków trwałych, a wydatki związane z zakupem bezpośrednio powiększą koszty podatkowe. Główną zaletą w przypadku wpisania samochodu do ewidencji środków trwałych jest możliwość dokonywania odpisów amortyzacyjnych. Istnieje tutaj jednak pewne ograniczenie, a mianowicie do kosztów podatkowych zalicza się te odpisy, które odpowiadają wartości samochodu nieprzekraczającej kwoty 150 000 zł, a w przypadku samochodów elektrycznych 225 000 zł.
Odpowiednią proporcję można wyliczyć stosując poniższy wzór:
x=(150 000 (225 000))/(wartość samochodu)
Leasing samochodu, najem, dzierżawa
Leasing operacyjny lub wynajem długoterminowy to kolejna możliwość pozyskania samochodu osobowego w firmie. W tym przypadku warto pamiętać, że korzystający nie wprowadza pojazdu do ewidencji środków trwałych, a tym samym nie dokonuje odpisów amortyzacyjnych. Z drugiej strony podatnik ma możliwość zaliczenia do kosztów podatkowych opłat oraz rat leasingowych. Tak jak w przypadku środków trwałych, tak i tutaj obowiązuje limit wynoszący 150 000 zł lub 225 000 zł w odniesieniu do samochodów elektrycznych. Ograniczenie to dotyczy wyłącznie rat leasingowych oraz opłaty wstępnej, ponieważ odsetki w 100 % stanowią koszt podatkowy. Poniższy przykład prezentuje sposób obliczenia proporcji:
Przykład
Czynny podatnik VAT zawarł umowę leasingu operacyjnego. Wartość początkowa wynajmowanego samochodu osobowego wynosi 180 000 zł netto. Miesięczna wartość rat leasingowych wynosi 4 000 zł netto. Samochód wykorzystywany jest do działalności mieszanej.
Obliczenia:
Wartość początkowa samochodu po uwzględnieniu VAT: 180 000 + 50%(180 000*23%) = 200 700 zł
Proporcja: =150 000 /(200 700) = 74,74%
Wartość raty z nieodliczonym podatkiem VAT: 4 000 + 50%(4 000*23%) = 4 460 zł
Wartość raty stanowiącej KUP: 74,74% * 4 460 zł = 3 333,40 zł
Jak rozliczyć wydatki eksploatacyjne?
Aby prawidłowo rozliczyć wydatki eksploatacyjne należałoby pochylić się nad kwestią, czy pojazd jest wykorzystywany tylko i wyłącznie do celów działalności gospodarczej, czy w sposób mieszany. Ma to istotny wpływ na ujęcie poniesionych nakładów w kosztach podatkowych. Uogólniając, za wydatki eksploatacyjne uważa się koszty związane z użytkowaniem pojazdu. Zaliczamy do nich opłaty za paliwo, myjnie, płyny do spryskiwaczy/hamulców, czy koszty wykonywanych przeglądów. Dodatkowo należy pamiętać, że zgodnie z definicją za koszt podatkowy uznaje się wydatek związany z osiągnięciem, zachowaniem lub zabezpieczeniem źródła przychodu. Od 2019 roku, wydatki eksploatacyjne stanowią koszt podatkowy jedynie w 75%. Warto zaznaczyć, że kwotę netto należy powiększyć o podatek VAT niepodlegający odliczeniu. Zasada ta odnosi się do pojazdów wykorzystywanych w sposób mieszany. W przypadku samochodów ciężarowych lub osobowych wykorzystywanych tylko i wyłącznie w działalności gospodarczej (należy pamiętać o zarejestrowaniu pojazdu do urzędu skarbowego oraz o obowiązku prowadzenia kilometrówki) podatnik ma możliwość ujęcia pełnej kwoty w kosztach podatkowych.
Samochód prywatny w działalności gospodarczej
Może zdarzyć się sytuacja, że przedsiębiorca wykorzystuje swój prywatny samochód w działalności gospodarczej. Od 2019 zniesiona została kilometrówka ograniczająca wysokość wydatków eksploatacyjnych zaliczanych do kosztów podatkowych. W zamian za to wprowadzono limit wynoszący 20% i tylko ta część wydatków netto (powiększona o VAT niepodlegający odliczeniu) może stanowić koszt w firmie.
