Okres pandemii sprawił, że wielu pracodawców zdecydowało się na wprowadzenie w swojej organizacji pracy zdalnej. Praca zdalna okazała się również rozwiązaniem oczekiwanym przez część pracowników. Pracodawcy, który sami nie planowali wprowadzić pracy zdalnej, w procesach rekrutacji spotykają się z oczekiwaniem kandydatów pracy, aby mogli wykonywać pracę z domu.
Praca zdalna wiąże się jednak z pewnym obowiązkami po stronie pracodawcy, które należy brać pod uwagę rozważając wprowadzenie tego modelu. Zapraszamy do zapoznania się z artykułem wskazującym wybrane obowiązki w tym zakresie.
Zwrot kosztów instalacji, serwisu i konserwacji narzędzi pracy
Pracodawca ma obowiązek zapewniać pracownikowi, który pracuje zdalnie, instalację, serwis i konserwację narzędzi pracy niezbędnych do pracy zdalnej, a więc w szczególności urządzeń technicznych, np. komputera, z którego pracownik musi korzystać przy wykonywaniu pracy.
Jeżeli pracodawca nie zapewnia konserwacji, serwisu i instalacji w swoim zakresie (np. kwestiami tymi nie zajmuje się zatrudniony u pracodawcy informatyk lub informatyk opłacany przez pracodawcę), wówczas pracodawca ma obowiązek pokryć niezbędne koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy niezbędnych do pracy zdalnej. (art. 6724 § 1 pkt. 2 Kodeksu pracy)
Należy podkreślić, że przepis mówi jednoznacznie o niezbędnych kosztach, które podlegają pokryciu przez pracodawcę. Jeżeli więc pojawiłyby się koszty, których poniesienie nie było niezbędne dla wykonania danych prac przy użyciu sprzętu, wówczas nie podlegają one zwrotowi. Niezbędność takich kosztów powinna być analizowana w odniesieniu do konkretnej sytuacji.
Pokrycie kosztów energii i usług telekomunikacyjnych
Zgodnie z art. 6724 § 1 pkt. 2 Kodeksu pracy pracodawca ma obowiązek pokrywać koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej.
Przez usługi telekomunikacyjne należy rozumieć w szczególności dostęp do Internetu oraz usługi telefoniczne (np. pracownik nie korzysta z telefonu służbowego, a jego praca wymaga prowadzenia rozmów telefonicznych).
Zwrot tych kosztów może być rozliczany z pracownikiem jako ryczałt. Wysokość tego ryczałtu ma przy tym odpowiadać przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej (art. 6724 § 4 kodeksu pracy).
Wobec tego, że wyliczanie bieżących kosztów energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych może być trudne i może rodzić ewentualne nieporozumienia, wypracowanie pomiędzy pracodawcą i pracownikami zasad rozliczenia ryczałtowego wydaje się dobrym rozwiązaniem.
Ustawodawca wskazał przy tym, co należy brać pod uwagę przy określaniu ryczałtu, i są to:
– normy zużycia energii elektrycznej,
– koszty usług telekomunikacyjnych,
– ceny rynkowe. (art. 6724 § 5 kodeksu pracy).
Ekwiwalent za korzystanie ze sprzętu prywatnego
Pracodawca ma obowiązek zapewnić pracownikowi, który pracuje zdalnie, materiały i narzędzia pracy niezbędne do wykonywania pracy zdalnej. W szczególności jest zobowiązany zapewnić mu urządzenia techniczne potrzebne do takiej pracy.
Jako materiały, w zależności od konkretnych obowiązków pracownika, rozumie się np. papier do drukowania, tusz do drukarek oraz inne materiały biurowe, o ile charakter pracy wymaga, aby rzeczy te były używane.
Pracodawca i Pracownik mogą jednak umówić się, że pracownik będzie pracował zdalnie przy użyciu sprzętu, które nie zapewnił mu pracodawca (np. przy użyciu prywatnego komputera pracownika). W takiej sytuacji, pracownik i pracodawca powinni ustalić zasady takiego wykorzystywania sprzętu, który nie pochodzi od pracodawcy. (art. 6724 § 2 kodeksu pracy w znowelizowanym brzmieniu).
Jeżeli pracownik i pracodawca umówią się, że pracownik będzie wykonywał prace przy użyciu sprzętu prywatnego, wówczas pracownikowi temu należy się ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej z pracodawcą (art. 6724 § 3 kodeksu pracy).
Ekwiwalent ten może być zastąpiony ryczałtem. Przy ustaleniu zarówno ryczałtu, jak i ekwiwalentu, należy brać pod uwagę:
– normy zużycia urządzeń,
– ceny rynkowe urządzeń lub materiałów,
– ilość materiałów wykorzystywanych na potrzeby pracodawcy.
Bezpieczeństwo danych
Mając na uwadze, że pracownik, wykonując swoją pracę, ma dostęp do danych pracodawcy (mogą być to dane objęte tajemnicą przedsiębiorstwa, dane kontrahentów, dane osobowe i inne), szczególnie zasadnym wydaje się uzgodnienie zasad bezpieczeństwa tych danych.
Zasady wykonywania pracy zdalnej
Pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie, po konsultacji z przedstawicielami pracowników, wyłonionymi w trybie przyjętym w danego pracodawcy (art. 6720 § 4 Kodeksu pracy) albo w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową (art. 6720 § 1 Kodeksu pracy).
Jeżeli jednak u pracodawcy nie został wydany regulamin pracy zdalnej, to nadal możliwe jest jej wykonywanie zdalnie. W takiej sytuacji zasady wykonywania pracy zdalnej musi określać porozumienie zawarte z danym pracownikiem albo, w szczególnych warunkach, polecenie, w którym pracodawca kieruje pracownika do wykonywania pracy w formie zdalnej (art. 6720 § 5 Kodeksu pracy) Kodeks pracy wymaga przy tym, aby w regulaminie lub porozumieniu uregulowany został szereg kwestii, w tym związanych z BHP, ochroną informacji oraz kontrolą pracowników zdalnych.
Jeżeli zasady wykonywania pracy zdalnej określane są w poleceniach dla pracowników lub w porozumienia z poszczególnymi pracownikami, należy pamiętać, aby nie dochodziło do sytuacji nierównego traktowania pracowników lub ich dyskryminacji.
Jeżeli chcieliby Państwo dowiedzieć się więcej o obowiązkach związanych z pracą zdalną lub chcielibyście uzyskać wsparcie we wprowadzeniu pracy zdalnej, w szczególności w przygotowaniu niezbędnej dokumentacji, zapraszamy do kontaktu.
