Prowadzenie działalności gospodarczej w Polsce nie musi oznaczać założenia w Polsce spółki. Należy jednak pamiętać o tym, że pomimo rezygnacji z rejestracji sformalizowanej formy działalności w Polsce, w pewnych sytuacjach, prowadzenie działalności w Polsce i osiąganie na jej terytorium przychodów, może prowadzić do powstania tzw. zagranicznego zakładu podatkowego. Powstanie zakładu podatkowego w Polsce pociągnie za sobą konsekwencje w zakresie podatku dochodowego.

Wobec powyższego, decydując się np. na założenie w Polsce biura czy magazynu, należy mieć na uwadze, że taka działalność może spowodować powstanie zakładu podatkowego w Polsce.

Coraz częściej zagraniczni przedsiębiorcy decydują się również na zatrudnianie w Polsce pracowników, którzy nierzadko pracują zdalnie w ramach home office. Również zatrudniając takiego pracownika albo nawiązując współpracę z innym podmiotem w Polsce, należy zweryfikować czy taka działalność nie spowoduje powstania zakładu podatkowego.

Powyższa kwestia pozostaje szczególnie istotna w kontekście coraz szerszego podejścia organów podatkowych do tematu zakładu podatkowego.

Czym jest zakład podatkowy?

Regulacje prawne dotyczące zakładu podatkowego i opodatkowania jego dochodów zawiera prawo podatkowe poszczególnych państw oraz umowy bilateralne w sprawie unikania podwójnego opodatkowania.

Zgodnie z definicją zawartą w Modelowej Konwencji OECD w sprawie unikania podwójnego opodatkowania, stanowiącej wzór dla większości umów o unikaniu podwójnego opodatkowania, „zakład” oznacza stałą placówkę, przez którą całkowicie lub częściowo prowadzona jest działalność gospodarcza przedsiębiorstwa.

Określenie „zakład” obejmuje w szczególności:
(a) siedzibę zarządu;
(b) filię;
(c) biuro;
(d) fabrykę;
(e) warsztat; oraz
(f) kopalnię, źródło ropy naftowej lub gazu, kamieniołom lub każde inne miejsce poszukiwania lub eksploatowania zasobów naturalnych.

Zakład, przy spełnieniu dodatkowych warunków, mogą stanowić także: plac budowy, prace montażowe lub instalacyjne.

Do powstania zakładu może prowadzić także działalność osoby działającej w imieniu przedsiębiorstwa i posiadającej, oraz zwyczajowo wykonującej, pełnomocnictwo do zawierania umów w Umawiającym się Państwie w imieniu przedsiębiorstwa (jest to wtedy tzw. zależny przedstawiciel).

Zarówno Konwencja (OECD), jak również umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania przewidują pewne wyłączenia dla powstania zakładu. Należą do nich m.in.:

a) użytkowanie placówek i utrzymywanie zapasów, wyłącznie w celu składowania, wystawiania lub dostawy dóbr lub towarów;
b) utrzymywania stałej placówki wyłącznie w celu zakupu dóbr lub towarów, albo zbierania informacji dla przedsiębiorstwa
c) utrzymywania stałej placówki wyłącznie w celu prowadzenia dla przedsiębiorstwa jakiejkolwiek innej działalności o charakterze przygotowawczym lub pomocniczym.

Co istotne, działalność o charakterze pomocniczym lub przygotowawczym wyklucza także powstanie zakładu w postaci zależnego przedstawiciela.

Zakład podatkowy a praca zdalna (home office)

Istotnym zagadnieniem w obliczu rosnącej popularności pracy zdalnej jest związek pomiędzy zatrudnianiem pracowników w ramach home office a powstaniem zakładu podatkowego zagranicznego przedsiębiorcy w Polsce.

Wielu przedsiębiorców zakłada, że jeśli pracownik wykonuje pracę z Polski, w tym pracując ze swojego prywatnego mieszkania, nie ma mowy o powstaniu zakładu podatkowego jego pracodawcy. Tymczasem charakter pracy takiego pracownika, może skutkować utworzeniem w Polsce stałej placówki w Polsce albo uznaniem, że mamy do czynienia z działalnością zależnego przedstawiciela.

Obie ww. sytuacje mogą skutkować powstaniem zakładu podatkowego zagranicznego pracodawcy w Polsce.

Jeśli chodzi o powstanie stałej placówki aktualna linia interpretacyjna organów podatkowych potwierdza, że brak dysponowania wyodrębnionymi pomieszczeniami dla prowadzenia działalności w Polsce nie przesądza o tym, że pracodawcy zagranicznemu nie powstanie zakład podatkowy w Polsce.

Decydujące znaczenie dla powstania zakładu ma:

– stały charakter działalności wykonywanej przez pracownika;
– wykonywanie przez pracownika działalności, która pokrywa się z przedmiotem i zakresem działalności jego pracodawcy za granicą.

Dla uznania, że doszło do powstania placówki wystarczające jest natomiast fizyczne wyodrębnienie w przestrzeni, a placówkę mogą stanowić nie tylko pomieszczenia, ale również środki lub urządzenia służące prowadzeniu działalności, która nie ma charakteru wyłącznie pomocniczego czy przygotowawczego.

Jeśli chodzi o pracownika w Polsce jako zależnego przedstawiciela, aby doszło do powstania zakładu podatkowego jego pracodawcy w Polsce, pracownik ten powinien zasadniczo posiadać umocowanie do negocjowania umów w imieniu pracodawcy.

W orzecznictwie sądów administracyjnych wskazuje się jednak, że do powstania zakładu podatkowego nie jest wymagalne formalne udzielenie pełnomocnictwa. Pełnomocnictwo może zostać udzielone zależnemu przedstawicielowi w sposób dorozumiany i przykładowo sprowadzać się do negocjowania warunków kontraktów czy przedstawiania wiążących ofert. W tym przypadku bez znaczenia jest, kto ostatecznie podpisuje umowę: osoba działająca w imieniu przedsiębiorstwa czy przedsiębiorstwo.

Skutki powstania zakładu podatkowego w Polsce

Co do zasady, zyski przedsiębiorstwa opodatkowane są wyłącznie w kraju siedziby. Jeżeli jednak dojdzie do powstania zakładu podatkowego w Polsce, wówczas w Polsce opodatkowuje się zyski jakie należy przypisać temu zakładowi.

W przypadku ustalenia, że w wyniku zatrudnienia pracownika na zasadach pracy zdalnej w Polsce, w Polsce powstanie zakład podatkowy, opodatkowaniu w Polsce będzie podlegać dochód wygenerowany przez pracownika wykonującego pracę w trybie home office.

Powstanie zakładu podatkowego nie powoduje utworzenia nowego, odrębnego podmiotu. Podatnikiem podatku dochodowego będzie osoba zagraniczna posiadająca w Polsce zakład, na której będą spoczywać wszelkie obowiązki związane z powstaniem zakładu.

Do obowiązków tych będą należały m.in.:
– obowiązek rejestracji w Polsce dla celów podatkowych;
– prowadzenie odrębnej dokumentacji dla zakładu w celu ustalenia jego dochodów podlegających opodatkowaniu w Polsce;
– obliczanie zaliczek na podatek dochodowy oraz składanie wymaganych deklaracji podatkowych.

Niedopełnienie obowiązków związanych z rozliczaniem podatku dochodowego w Polsce może skutkować koniecznością zapłaty zaległych podatków wraz z odsetkami, ale też pociągnięciem do odpowiedzialności karno-skarbowej.

Wobec powyższego, jeśli jesteście Państwo zagranicznym przedsiębiorstwem i potrzebujecie opinii specjalisty, czy prowadzona przez Państwa działalność w Polsce, w tym zatrudnianie w Polsce pracowników, może prowadzić do powstania zakładu w Polsce, zachęcamy do kontaktu z naszą kancelarią.